Preguntas Frecuentes – Módulo Registro Calificado

En el menú principal, se debe seleccionar la opción «Nuevo Registro Calificado» y, posteriormente, hacer clic en «Agregar nueva solicitud».

Se requiere diligenciar la información general del programa, enviar la justificación presupuestal, y diligenciar los anexos obligatorios.

Se debe validar el estado del documento maestro. Una vez verificada la conformidad de los documentos, el usuario con rol de Director podrá enviar el trámite para revisión.

Verifica que todos los anexos necesarios para el trámite estén correctamente generados. Algunos documentos específicos pueden requerir una aprobación interna por otra dependencia (por ejemplo, justificación presupuestal por financiera) antes de que el trámite pueda ser enviado. Asegúrate de que estos documentos aparezcan con estado «Aprobado» si aplica.

Se debe seleccionar la opción «Renovación Registro Calificado» y luego el programa a renovar. Es indispensable cargar inicialmente la justificación presupuestal del programa para aprobación mientras se diligencian los anexos obligatorios del trámite.

Para que el botón «Enviar documento maestro» se habilite, deben estar generados todos los anexos obligatorios y la justificación presupuestal debe figurar en estado «Aprobado».

Se debe seleccionar la opción «Modificación Registro Calificado» en la barra de navegación, luego seleccionando la opción “Realizar solicitud de Modificación”. Posteriormente, el sistema diligenciar el respectivo formulario actualizando la información correspondiente.

Desde el usuario con el rol director, ingresar a la opción «Validar estado de documento de modificación». Al seleccionar el programa en trámite, el sistema mostrará los documentos finales y sus anexos. Posteriormente dar “Enviar”.

Se debe acceder a la opción «Renovación Registro Calificado», luego seleccionar «Manifestar no Renovación». Posteriormente, se elige el programa y se carga el acta oficial que justifica la decisión de no renovación.

Adicional al acta, se requiere elaborar el «Plan de Contingencia», el cual deberá ser cargado al sistema antes del vencimiento del registro calificado. El usuario con rol de Director debe realizar el envío de dicho plan para su correspondiente validación.

Sí, el sistema permite revertir un trámite de No Renovación. Para ello, se debe seleccionar la opción «Manifestar no Renovación», elegir el programa cuya solicitud se desea revertir, cargar el acta que aprueba la revocación de la No Renovación, guardar los cambios y, finalmente, el usuario Director debe enviar, de este modo se revierte la solicitud.