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Política de tratamiento de los datos personales

A. GENERALIDADES

La Fundación Universidad Externado de Colombia, identificada con NIT 860.014.918-7, ubicada en la calle 12 n.° 1-17 Este de la ciudad de Bogotá, PBX: 282

60 66, en virtud de su condición de responsable de tratamiento de datos personales obtenidos en el marco de su función como institución de educación superior

de carácter privada y en procura de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de los datos, da a conocer la política de tratamiento

de datos personales afín al principio de autonomía universitaria, sus estatutos y los reglamentos internos.

La Universidad Externado de Colombia hace la salvedad que bajo ningún concepto hace entrega o traslado de los datos a terceras personas con fines comerciales.

La política aquí descrita se desarrolla en el siguiente:

B. MARCO CONSTITUCIONAL Y LEGAL

La Constitución Política reconoce a los ciudadanos, en su artículo 15, los derechos al buen nombre, habeas data, intimidad personal y familiar, así como el derecho

a solicitar respecto a los datos personales su actualización y rectificación. Las leyes estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollaron dichos derechos

constitucionales que fueron a su vez reglamentados por los decretos 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

Los principios de libertad, legalidad, veracidad o calidad de los datos, finalidad, circulación restringida, temporalidad, interpretación integral, seguridad, transparencia

y confidencialidad se interpretarán en concordancia con el derecho a la educación, su función social, reglamentación y con el principio de autonomía universitaria

que atañe a las universidades (arts. 67, 68 y 69 C. P.).

El tratamiento de la información personal de aspirantes, inscritos, estudiantes y graduados se adelantará de conformidad con los principios antes indicados y en

el marco de lo dispuesto por la Ley 30 de 1992, los decretos reglamentarios 1767 de 2006 y 4968 de 2009 y la Resolución 1780 del Ministerio de Educación

Nacional.

Las definiciones de los conceptos: autorización, bases de datos, dato personal, encargado del tratamiento, responsable del tratamiento, titular de la información,

fuente de información, operador de información, tratamiento, usuario, dato público, dato semiprivado, dato privado, transmisión, transferencia, dato sensible, se

entenderán de acuerdo con lo señalado en las normas que regulan la materia.

Respecto a los niños, niñas y adolescentes se actuará conforme a las disposiciones constitucionales (art. 44) y legales descritas en el Código de la Infancia y la

Adolescencia, en pleno reconocimiento de sus derechos fundamentales, en especial al libre desarrollo de la personalidad e intimidad.

C. TRATAMIENTO

La recolección, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de la Universidad Externado de Colombia tienen como fin el desarrollo de procesos

administrativos, financieros y académicos propios de su actividad, la difusión de los productos de investigación y de los programas con oferta para el respectivo

ciclo lectivo, y las demás actividades afines a la misión educativa. En aquellos casos en que no exista mandato legal que así lo supla, la Universidad hará la

solicitud de autorización al titular cuando los suministre a terceros según el procedimiento descrito en la ley, para el manejo de los datos personales de acuerdo

con la finalidad que desarrolla la política aquí descrita.

Para el cumplimiento de los fines institucionales y cuando así se requiera, la Universidad Externado de Colombia podrá contratar para que los servicios sean

prestados por terceros, en estos casos la información que pueda contener datos de la comunidad externadista se trasladará con la suscripción de cláusulas de

privacidad que permitan salvaguardar la intimidad del titular y la correcta prestación del servicio, y el cumplimiento de los demás deberes legales y constitucionales.

Es importante precisar que los datos derivados de la actividad educativa (institucionales, población estudiantil, recurso humano, entre otros) hacen parte del

Sistema Nacional de Información de la Educación Superior a cargo del Ministerio de Educación Nacional1 y por tanto seguirán las reglas descritas en las normas

previstas en el marco legal de esta política.

D. DERECHOS DEL TITULAR

El titular de los datos puede hacer uso de su facultad legal para:

1. Conocer en cualquier tiempo la información que sobre su persona esté depositada en las bases de datos sujetas a tratamiento de la Universidad Externado

de Colombia,

2. Solicitar la rectificación y actualización de sus datos de las bases de datos sujetas a tratamiento por la Universidad Externado de Colombia,

3. Revocar la autorización de tratamiento de aquellos datos contenidos en las bases de datos a cargo de la Universidad Externado de Colombia y que no hagan

parte del Sistema Nacional de Información de la Educación Superior,

4. Ser informado de la solicitud de terceros, distinto a autoridades judiciales o administrativas, de obtener sus datos y a consentir, mediante autorización expresa,

o negar la entrega de los mismos,

5. Ejercer ante las autoridades competentes las acciones derivadas del incumplimiento de la política de tratamiento aquí descrita,

6. Los demás que le sean otorgados por la Constitución y la ley.

E. ÁREA RESPONSABLE DE LA GARANTÍA DE DERECHOS DEL TITULAR

El área responsable de garantizar los derechos del titular de los datos que consten en las bases de datos a cargo de la Universidad Externado de Colombia es la

Secretaría General.

En el caso de que el titular considere que se ha dado un uso inapropiado, se han incumplido las finalidades antes descritas o se han desconocido los mandatos

legales o sus derechos fundamentales, el procedimiento que debe seguir es el siguiente:

1. El titular del dato o su representante deberá presentar comunicación por escrito donde conste su calidad, informe su interés y exprese de manera clara los

fundamentos de su solicitud.

2. La misma deberá ser radicada en la Secretaría General ubicada en el 5.º piso del edificio A o remitida al correo electrónico

secretaria.general@uexternado.edu.co

3. La Secretaría General procederá a dar respuesta en un término máximo de quince (15) días hábiles. En ella se señalará las medidas adoptadas con el fin de

salvaguardar los derechos del titular.

La política de tratamiento de las bases de datos cuya encargada es la Universidad Externado de Colombia entra en vigencia a partir del día primero (1º.) de

diciembre del año dos mil trece (2013).


1 COLOMBIA. Ministerio de Educación Nacional. Resolución 1780 de 2010.