Preguntas Frecuentes – Administración de la Información
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Informes de referenciación y revisión de tendencias del sector
El área cuenta con información disponible sobre inscritos, admitidos, estudiantes nuevos, matriculados, graduados, docentes, simulacro saber pro, prueba saber pro de manera institucional y del sector. Debido a que se cuenta con bases consolidadas ofrecidas por SNIES, HECAA, OLE, PRISMA u otra información de dominio público.
En promedio, entre 1 y 3 semanas, dependiendo de la disponibilidad de los datos, complejidad del procesamiento y volumen de solicitudes recibidas.
Las solicitudes de información y/o informes deben solicitarse por el siguiente correo electrónico aseguramiento@uexternado.edu.co
Informes de gestión y boletines estadísticos
El área cuenta con información disponible sobre inscritos, admitidos, estudiantes nuevos, matriculados, graduados, docentes, simulacro saber pro, prueba saber pro, deserción y ausencia, desempeño académico (notas), evaluación docente, autoevaluación con fines de registro y acreditación; contamos también con bases consolidadas ofrecidas por SNIES, HECAA, OLE, PRISMA u otra información de dominio público. Adicionalmente, somos intermediarios en la solicitud y procesamiento de otros tipos de información ofrecida por las demás áreas de la universidad.
En promedio, entre 1 y 3 semanas, dependiendo de la disponibilidad de los datos, complejidad del procesamiento y volumen de solicitudes recibidas.
Las solicitudes de información y/o informes deben solicitarse por el siguiente correo electrónico aseguramiento@uexternado.edu.co
Gestión de la información institucional y reportes SNIES
Para cargar la información correspondiente a tu área, debes dirigirte al sitio oficial de la Herramienta de Cargue de Archivos (HECAA) y acceder al módulo de “Reportar Información”.
Para ver los plazos máximos de entrega de información, consultar el “Cronograma de cargue de información” en el siguiente enlace. https://www.uexternado.edu.co/wp-content/uploads/2022/09/Anexo-1.-Cronograma-de-reporte-SNIES-SAREX-1.pdf
Las plantillas de cargue de información al SNIES se dividen en dos grupos:
Plantillas internas: creadas y utilizadas por la Universidad Externado para recolectar y consolidar la información solicitada por el SNIES, estas deben ser enviadas por el área responsable de cada uno de los reportes al SNIES.
Plantillas oficiales son archivos planos establecidos por el SNIES, las cuales son cargadas en la herramienta HECAA por usuarios determinados. Son de uso exclusivo para las personas que realizan el cargue al SNIES, pueden ser consultados en la página del SNIES-HECAA con un usuario y contraseña válidos.
Para distinguir si un evento, curso, proyecto, servicio u otra actividad corresponde a extensión o a bienestar, seguir las siguientes indicaciones:
Se deben reportar como extensión, todas las actividades que salen de los límites e instalaciones de la Universidad.
Comprende los programas de educación permanente, cursos, seminarios y demás programas destinados a la difusión de los conocimientos, al intercambio de experiencias, así como las actividades de servicio tendientes a procurar la satisfacción de las necesidades de la sociedad; es decir que son las acciones de proyección social que adelantan estudiantes y docentes de una IES con el fin de resolver problemas de la comunidad o del sector productivo.
Si el evento se anuncia por prensa, redes sociales, página web, etc., y cualquier público puede participar, debe reportarse como actividad de extensión.
Si del total de los participantes en las actividades, el 10% o más son personas externas a la comunidad Externadista, se debe reportar la actividad como una actividad de extensión.
La actividad corresponde a Bienestar si cumple con alguno de estos requisitos:
La difusión de la actividad se hizo de forma interna mediante correos electrónicos institucionales, carteleras internas, etc., en las cuales ÚNICAMENTE se beneficia la comunidad Externadista. Para estas actividades no importa el tiempo de duración de la actividad.
Todas las actividades de la Dirección de Recursos Humanos se reportan como actividades de bienestar.
Las actividades internas como: premiación de torneos de trabajadores, deben ser reportadas por la Dirección de Recursos Humanos como actividades de bienestar.
Las actividades en que participan los estudiantes que son convocadas por alguna entidad externa y se brinda apoyo como: alimentación, transporte, inscripción, uniformes, etc., se deben reportar como otros apoyos y sólo se deben incluir los apoyos a estudiantes.
Las tutorías, monitorias, semilleros de investigación, etc., deben reportarse como apoyos académicos, ya que hacen parte del apoyo a la formación profesional del estudiante.
Los estudiantes que presentan movilidad y reciben apoyos, no deben incluirse en la plantilla de Bienestar sino en la plantilla de apoyos.
Para más información revisar el anexo https://www.uexternado.edu.co/wp-content/uploads/2023/06/G45-Gui%CC%81a-de-Reporte-Informacio%CC%81n-SNIES.pdf
La información de apoyos debe ser reportada en SAP de forma individual (para cada estudiante); por otro lado, el total o agregado de los apoyos debe ser reportado en la plantilla interna de bienestar del SNIES. De este modo, la suma de los apoyos reportados en SAP debe ser igual a lo reportado en la plantilla de bienestar.
Se recomienda reportar la actividad en el semestre en el que finaliza, puesto que el cargue al SNIES requiere cierta información que solo se conoce de forma exacta una vez finaliza la actividad.
Generación de modelos analíticos de datos
La deserción, en el marco de la educación superior, la define el SPADIES como: “Estado de un estudiante que de manera voluntaria o forzosa no registra matrícula por dos o más períodos académicos consecutivos del programa en el que se matriculó; y no se encuentra como graduado, o retirado por motivos disciplinarios. La deserción es el resultado del efecto de diferentes factores como individuales, académicos, institucionales, y socioeconómicos.”
La ausencia intersemestral se define como “Proporción de estudiantes que estando matriculados en un semestre (t) son clasificados como ausentes en un período (t+1).” (SPADIES).
La Universidad cuenta con mediciones de deserción y ausencia para cada uno de los diferentes programas, facultades, niveles académicos, cohortes y periodos académicos. La deserción puede ser consultada en SAREX tablero estudiantes – hoja deserción.
Esta medición debe solicitarse por correo electrónico a aseguramiento@uexternado.edu.co
