Eventos
La Oficina de Eventos asesora y coordina, con base en los estándares institucionales, el diseño, la planeación, y la operación de los eventos internos que realizan la Rectoría, las unidades académicas y administrativas.
1 Eventos dentro de la Universidad
Corresponde a las actividades planificadas de contenido académico, administrativo o cultural que cumpla con una o varias de las siguientes condiciones:
- Que se programe en una fecha o lugar específico, en espacios diferentes al giro ordinario de la propuesta curricular de los programas.
- Que involucre la visita de invitados externos o entidades públicas o privadas que colaboren en su desarrollo.
1.1. Proceso para solicitar un evento dentro de la universidad
- La Unidad deberá remitir la solicitud del evento desde el correo del director o decano (ordenador del gasto) únicamente al correo solicitudeventos@uexternado.edu.co adjuntado el formato de Excel respectivo.
- La Oficina de Eventos emitirá un número de radicado el cual es fundamental que conserven para consultas o alcances sobre la solicitud inicial.
- Si se considera pertinente, por la dimensión/ formato del evento, la Oficina de Eventos programará reunión con la unidad para ultimar detalles logísticos, para ello es importante suministrar la información del organizador del evento.
- Los eventos que se realicen con apoyo de entidades externas que patrocinen recursos o servicios para el desarrollo del evento, se deben remitir a través de este mismo formato, indicando cuales recursos serán asumidos y el contacto de la persona de la entidad con el fin de remitir las cotizaciones correspondientes. En caso de que las entidades solo participen durante el evento, es necesario confirmar los nombres de las personas que ingresarán y remitir los detalles de los implementos que entregarán durante su participación.
Importante:
- Los servicios de alimentación tales como refrigerios, estaciones de café, copas de vino, almuerzos o desayunos, deben solicitarse directamente desde la unidad académica o administrativa a Casa Externadista.
- La Oficina de Eventos no presta el servicio de transmisión.
- Todos los eventos deben contar con el acampamiento de una persona designada por la Oficina de Eventos que haga parte del Grupo de Apoyo Logístico (GAL).
2 Eventos fuera de la Universidad
Corresponde a los eventos en los cuales la Universidad por medio de una unidad académica es invitada a participar mediante de un stand, fuera de las instalaciones de la Universidad.
- La Oficina de Eventos únicamente se encarga de la gestión del stand si dicha participación lo requiere.
1.2. Proceso para solicitar un evento dentro de la universidad
- La Unidad deberá remitir la solicitud del evento desde el correo del director o decano (ordenador del gasto) únicamente al correo solicitudeventos@uexternado.edu.co adjuntado el formato GE-F-016 el cual pueden encontrar en ISOLUCIÓN.
- La Oficina de Eventos emitirá un número de radicado el cual es fundamental que conserven para consultas o alcances sobre la solicitud inicial.
- La Oficina de Eventos solicitará el aval de la Oficina de Mercadeo y Librería para la participación en el evento.
- En caso de que la Oficina de Mercadeo y Librería brinden el aval.
Importante:
- La solicitud debe remitirse mínimo con 30 días previos a la realización de este y máximo 20 días hábiles, con el fin de validar cada uno de los detalles logísticos del evento.
- Es importante considerar que el alquiler del espacio, material publicitario, mobiliario, tiquetes, alojamiento y gastos de viaje del personal que apoyará el evento deben ser gestionados desde la unidad solicitante.
- Los formatos de participación posibles son los siguientes:
* Expositor: Stand/material publicitario.
* Patrocinador: Branding, material publicitario, banners y menciones en redes sociales o sitios web oficiales y demás espacios ofrecidos en patrocinio.
3 Nuestro equipo encargado de la gestión de eventos
4 Grupo de apoyo logístico (GAL)
El Grupo de Apoyo Logístico (GAL) es una iniciativa de la Dirección de Eventos de la Universidad Externado de Colombia que vincula a estudiantes activos de distintas facultades con el propósito de apoyar y fortalecer la operación logística de los eventos institucionales.
Hacer parte del GAL representa una valiosa oportunidad de formación complementaria, en la que los estudiantes desarrollan habilidades prácticas en áreas como el trabajo en equipo, la comunicación, la organización y el liderazgo. Esta experiencia enriquece su vida universitaria, al tiempo que contribuyen activamente al éxito de los eventos que fortalecen la identidad y el sentido de comunidad en la Universidad.
Si estás interesado/a en ser parte de GAL, ten en cuenta que las convocatorias se abren al finalizar cada semestre y se difunden a través de las redes sociales institucionales y otros canales de comunicación. Para postularte, debes enviar tu hoja de vida al correo gal@uexternado.edu.co, adjuntando tu promedio académico.
Los requisitos para participar son:
- Ser estudiante activo de cualquier facultad de la Universidad Externado de Colombia.
- Tener un promedio acumulado igual o superior a 3.5.
- Haber cursado tercer semestre.
- Contar con disponibilidad horaria para apoyar los eventos según la programación.
- Demostrar compromiso, responsabilidad, buena actitud y disposición para el trabajo en equipo.
