Dirección de Comunicaciones

Portal institucional, blogs (subsitios) y app institucional

1. Publicación y actualización de contenidos editoriales en el portal institucional (Certificado – Proceso CM-P-007)

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de actualización permanente de los contenidos editoriales de sus respectivos espacios de difusión (sitios web) dentro del portal institucional.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Textos escritos remitidos por correo electrónico.
  • Documentos descargables (en formato PDF, .doc, .xlsx, .ppt, etc.).
  • Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
  • Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A.
  2. Revisión de los insumos por parte del coordinador del portal institucional y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  3. Actualización de los contenidos por parte del equipo de Asistentes del Sitio Web.
    A cargo de: asistentes sitio web.
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 3 días.
  4. Revisión de la actualización realizada por parte del coordinador del portal institucional y, si es necesario, solicitud de corrección al equipo de asistentes.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  5. Remisión de informe de actualización realizada al área correspondiente.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional.
  • Asistentes sitio web.


Entre 1 y 3 días hábiles, de acuerdo con la complejidad de la actualización.

2. Creación, publicación y actualización de contenidos gráficos y multimediales en el portal institucional (Certificado – Proceso CM-P-009)

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de asesoría, diseño y creación de contenidos gráficos y multimediales para apoyar la difusión de sus actividades en las páginas del portal institucional.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:


  • Textos escritos remitidos por correo electrónico.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
  • Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externos a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A.
  2. Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  3. Elaboración de una propuesta de diseño y publicación en un área de acceso restringido.
    A cargo de: diseñador(a) web y/o diseñador(a) gráfico.
    Tiempo de ejecución: entre 3 y 7 días.
  4. Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  5. Publicación del contenido.
    A cargo de: diseñador(a) web y/o diseñador(a) gráfico.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  6. Remisión de informe al área correspondiente.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.
  • Diseñador(a) gráfico.


Entre 3 días y una semana, de acuerdo con la complejidad de la solicitud y la cantidad de diseños requeridos.

3. Creación y publicación de sitios dentro del portal institucional

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de creación de sitios adscritos al portal institucional, con el propósito de divulgar sus actividades a la comunidad externadista y a los visitantes externos.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:


  • Textos escritos remitidos por correo electrónico.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
  • Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externos a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A.
  2. Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  3. Elaboración de una propuesta de diseño y publicación del sitio en un área de acceso restringido.
    A cargo de: diseñador(a) web y asistentes sitio web.
    Tiempo de ejecución: entre 10 y 30 días.
  4. Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  5. Publicación del sitio en el portal institucional.
    A cargo de: coordinador portal institucional y/o diseñador(a) web y/o asistentes Sitio Web.
    Tiempo de ejecución: 1 día.
  6. Remisión de informe al área correspondiente.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional
  • Diseñador(a) web
  • Diseñador(a) gráfico


Entre 10 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del sitio requerido y la cantidad de contenidos editoriales, gráficos y multimediales.

4. Diseño, montaje y activación de blogs (subsitios)

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles de la Universidad, el servicio de creación de blogs para la difusión de la información propia de sus actividades académicas.

Clientes: Unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles.

Proceso:


  • Información respecto de las características generales del blog.
  • Información sobre características especiales que requieran desarrollo por parte del equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Logotipos o material de imagen institucional creada por la Dirección de Comunicaciones.
  • URL requerida (subdominio).
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Relación de plantillas de diseño ya existentes en patternlab (guía de estilos digitales) que se deseen implementar en el blog.
  • Árbol inicial de navegación.
  • Algunos contenidos editoriales, gráficos y/o multimediales iniciales.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico. 
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  2. Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada. 
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  3. Solicitud de creación del subdominio para el blog. 
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  4. Elaboración de una propuesta de diseño en patternlab (guía de estilos digitales). 
    A cargo de: diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 5 días.
  5. Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones. 
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  6. Requerimiento al equipo externo de soporte para la construcción del blog en el multisite de la Universidad. 
    A cargo de: equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 15 días.
  7. Solicitudes adicionales (si aplican) al equipo externo de soporte para el desarrollo de las características especiales que el blog pueda requerir.
    A cargo de: equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 5 días.
  8. Implementación del blog en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).
    A cargo de: equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  9. Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 2 días.
  10. Publicación del blog en el entorno de producción de la Universidad. 
    A cargo de: equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  11. Adición de los contenidos iniciales proporcionados por el área. 
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 2 día.
  12. Sesión de capacitación en el manejo de WordPress a las personas designadas por el área para la gestión de contenidos del blog.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  13. Gestión de credenciales de acceso para las personas interesadas.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  14. Remisión de informe al área correspondiente. 
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.
  • Equipo externo de ingenieros de soporte.


Entre 15 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del blog requerido y las características especiales que requieran desarrollos por parte del equipo de soporte.  

5. Diseño e implementación de bancos de información en portal institucional o blogs (subsitios)

Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles de la Universidad, el servicio de creación de bancos de información para la consulta interna o externa de información especializada relacionada con sus actividades académicas.

Clientes: Unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles.

Proceso:


  • Información respecto al propósito del banco de información y el tipo de datos que albergará.
  • Matriz, elaborada por el área interesada, en la que se presenta:
    • Características de los datos a albergar (información editorial, gráfica o multimedia, documentos descargables, enlaces externos).
    • Campos necesarios para parametrizar cada dato.
    • Categorías de organización.
    • Criterios para los filtros de búsqueda.
    • Relaciones entre los datos.
    • Información sobre características especiales que requieran desarrollo por parte del equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Relación de plantillas de diseño ya existentes en patternlab (guía de estilos digitales), que se deseen implementar en el banco de información.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  1. Remisión de la solicitud por parte del área interesada mediante correo electrónico.
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  2. Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  3. Elaboración de una propuesta de diseño en patternlab (guía de estilos digitales).
    A cargo de: diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 5 días.
  4. Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  5. Requerimiento al equipo externo de soporte para la construcción del repositorio en el portal institucional o en uno de los subsitios del multisite de la Universidad.
    A cargo de: equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 15 días.
  6. Solicitudes adicionales (si aplican) al equipo externo de soporte para el desarrollo de las características especiales para el repositorio.
    A cargo de: equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 5 días.
  7. Implementación del repositorio en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).
    A cargo de: equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  8. Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 2 días.
  9. Publicación del repositorio en el entorno de producción del portal o del multisite.
    A cargo de: equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  10. Si se publicó en el portal: carga de contenidos por parte de los asistentes del Sitio Web
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 2 días.
  11. Si se publicó en el multisite: se realizará una sesión de capacitación en el manejo de específico a las personas designadas por el área para la gestión de sus contenidos.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  12. Si se publicó en el multisite: gestión de credenciales de acceso para las personas interesadas.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  13. Remisión de informe al área correspondiente.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.
  • Equipo externo de ingenieros de soporte.


Entre 15 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del blog requerido y las características especiales que requieran desarrollos por parte del equipo de soporte. 

6. Publicación de fechas importantes para los programas académicos en el portal institucional (Certificado – Proceso CM-P-007)

Objetivo: Publicación de información en la sección “Fechas importantes” de todos los programas académicos de la Universidad (doctorados, maestrías, especializaciones, pregrados y educación continuada) Activación / desactivación del aviso “Inscripciones abiertas”.

Clientes: Dirección de Admisiones.

Proceso:

  • Entrada de información en el formato FCM-19.
  • Reporte de modificación del formato FCM-19 mediante correo electrónico.

  1. Revisión del formato FCM-19 y/o recepción de alerta de modificación por correo electrónico.
    A cargo de: coordinador portal institucional y/o asistente sitio web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  2. Modificación y publicación de la información en los campos necesarios.
    A cargo de: asistente sitio web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  3. Activación o desactivación de las inscripciones.
    A cargo de: asistente sitio web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  4. Notificación automática a la Dirección de Admisiones y a las otras áreas interesadas.
    A cargo de: asistente sitio web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional.
  • Asistentes sitio web.


Dos horas a partir de la recepción de la notificación del formulario FCM-19.

7. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para el portal institucional

Objetivo: Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funciones y mejoras en las siguientes áreas:

  • Experiencia de usuario.
  • Interfaz de usuario.
  • Diseño gráfico.
  • Usabilidad.
  • Accesibilidad.
  • Desempeño (performance).
  • Mejores prácticas.
  • Analítica de flujo de usuarios.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes remitidos por las unidades interesadas.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  • Remisión de la solicitud por parte del área interesada mediante correo electrónico.
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A.
  • Evaluación de sus características en términos de:
    Diseño gráfico,
    Desarrollo,
    Actividades complementarias,
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Asistentes de sitio web.
    Otros profesionales.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).
    A cargo de: diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte y/o otros profesionales.
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante.
  • Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: de acuerdo con la complejidad de la solicitud.
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo
    A cargo de: coordinador portal institucional y diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante.

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.
  • Equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Otros profesionales.


Establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento, en concertación con el área interesada.

8. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para el portal institucional

Objetivo: Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en el portal institucional reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Dirección de Comunicaciones.
  • Reporte de la incidencia por correo electrónico.
  • Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

  • Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Trámite de la solución con el equipo involucrado:
    Diseñador(a) web,
    Ingenieros externos de desarrollo,
    Asistentes de sitio web,
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Resolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica
    A cargo de: diseñador(a) web y/o asistentes de Sitio Web y/o ingenieros externos de desarrollo.
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 3 días.
  • Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Comunicación de la resolución al área o persona interesada.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.
  • Asistentes de sitio web.
  • Equipo externo de ingenieros de soporte.


Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.

9. Diseño y envío del boletín académico semanal por correo electrónico

Objetivo: Diseño, implementación HTML y envío mediante correo electrónico del Boletín Académico semanal de la Universidad, dirigido a toda la comunidad externadista.

Clientes: Dirección de Comunicaciones.

Proceso:

  • Matriz de noticias a diagramar en el boletín, con imagen destacada, lead y enlace al portal institucional, creada por el equipo de periodistas de la Dirección de Comunicaciones.
  • Retroalimentación de los periodistas respecto a ajustes menores, edición de textos o inclusión de información de último momento.

  • Revisión de la matriz de noticias.
    A cargo de: coordinador portal institucional – diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Inclusión de cada una de las noticias en el Boletín, con los recursos gráficos proporcionados por el portal institucional.
    A cargo de: diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Maquetación HTML y CSS.
    A cargo de: diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Implementación del envío en la plataforma SUMR.
    A cargo de: diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Implementación del envío mediante lista de correo electrónico en Outlook.
    A cargo de: diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Envío del boletín todos los lunes a las 8:00 a.m.
    A cargo de: diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.


cuatro horas a partir de la finalización de la elaboración de la matriz por parte del equipo de periodistas de la Dirección de Comunicaciones.

10. Creación de spots animados (motion graphics) y diseño gráfico

Objetivo: Por solicitud de las unidades académicas, administrativas y de apoyo, se lleva a cabo la elaboración de SPOTS cortos animados y/o diseños gráficos para el portal institucional, redes sociales y canal de la Universidad en Youtube.

Clientes: Unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Textos escritos remitidos por correo electrónico.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
  • Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  • Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A.
  • Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Elaboración de una propuesta de diseño y publicación y remisión por correo electrónico.
    A cargo de: diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 6 días.
  • Retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.
    A cargo de: coordinador portal institucional y diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 día.
  • Publicación del contenido
    A cargo de: diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Remisión de informe al área correspondiente.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.
  • Diseñador(a) gráfico.


Entre un día y una semana, de acuerdo con la complejidad de la solicitud.

11. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para la App Institucional

Objetivo: Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funcionalidades y mejoras en las siguientes áreas:

  • Experiencia de usuario.
  • Interfaz de usuario.
  • Diseño gráfico.
  • Usabilidad.
  • Accesibilidad.
  • Desempeño (performance).
  • Mejores prácticas.
  • Analítica de flujo de usuarios.

Clientes:Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  • Remisión de la solicitud por parte del área interesada mediante correo electrónico.
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.
    Tiempo de ejecución: N/A
  • Evaluación de sus características en términos de:
    Diseño gráfico.
    Desarrollo.
    Actividades complementarias.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora
  • División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Otros profesionales.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).
    A cargo de: equipo externo de soporte y/o diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante.
  • Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: de acuerdo con la complejidad de la solicitud.
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo.
    A cargo de: equipo externo de soporte y/o diseñador(a) web.
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante.

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.
  • Equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Otros profesionales.


Establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento en concertación con el área interesada.

12. Soporte técnico y gestión de incidencias en la App Institucional

Objetivo: Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en la App Institucional reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

Clientes:Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Dirección de Comunicaciones.
  • Reporte de la incidencia por correo electrónico.
  • Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

  • Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Trámite de la solución con el equipo involucrado:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Otros profesionales.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Resolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica.
    A cargo de: diseñador(a) web y/o ingenieros externos de desarrollo.
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 3 días.
  • Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Comunicación de la resolución al área o persona interesada.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

 

  • Coordinador portal institucional.
  • Equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Otros profesionales.


Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.

13. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para los blogs (subsitios)

Objetivo: Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funcionalidades y mejoras en las siguientes áreas:

  • Experiencia de usuario.
  • Interfaz de usuario.
  • Diseño gráfico.
  • Usabilidad.
  • Accesibilidad.
  • Desempeño (performance).
  • Mejores prácticas.
  • Analítica de flujo de usuarios.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
  • Mockups elaborados por las unidades interesadas.
  • Referentes remitidos por las unidades interesadas.
  • Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor.

  • Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Evaluación de sus características en términos de:
    Diseño gráfico.
    Desarrollo.
    Actividades complementarias.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Otros profesionales.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co)
    A cargo de: diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte y/o otros profesionales
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante
  • Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: de acuerdo con la complejidad de la solicitud
  • Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo.
    A cargo de: coordinador portal institucional y diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte.
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante

  • Coordinador portal institucional.
  • Diseñador(a) web.
  • Equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Otros profesionales.


Establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento en concertación con el área interesada.

14. Soporte técnico y gestión de incidencias en los subsitios (blogs)

Objetivo: Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en los subsitios, reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

Clientes: Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

Proceso:

  • Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Dirección de Comunicaciones.
  • Reporte de la incidencia por correo electrónico.
  • Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

  • Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Trámite de la solución con el equipo involucrado:
    Diseñadores web.
    Ingenieros externos de desarrollo.
    Otros profesionales.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

Resolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica.
A cargo de: diseñador(a) web y/o asistentes de sitio web y/o ingenieros externos de desarrollo.
Tiempo de ejecución: entre 1 y 3 días.

  • Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
  • Comunicación de la resolución al área o persona interesada.
    A cargo de: coordinador portal institucional.
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

 

  • Coordinador portal institucional.
  • Equipo externo de ingenieros de soporte.
  • Otros profesionales.


Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.

140 años de historia