Capítulo XIV: Procedimientos
Artículo 70. Activación de las rutas:
Si se trata de un acto de violencia que ha sido cometido por un/a estudiante, las rutas del Protocolo podrán activarse:
-a) por medio de un mensaje remitido al correo electrónico cuentame@uexternado.edu.co o
-b) de forma presencial en la oficina del Equipo Interdisciplinar.
Las personas que podrán acudir a esta instancia son:
a) la víctima,
b) un/a representante de la víctima o
c) cualquier persona que conozca el caso.
Si una dependencia de la Universidad tiene conocimiento del caso en razón de sus funciones deberá activar las rutas de atención internas dejando registro de la actuación.Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al comunicado de activación de las rutas y de no tratarse de un caso de atención urgente en los términos del Art. 60 del presente Protocolo, se deberá confirmar la recepción del caso y buscar el agendamiento de una reunión de recepción a través de un correo electrónico. La reunión de recepción deberá realizarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
Artículo 71. Reunión de recepción del caso:
Durante la reunión de recepción del caso se evaluará el riesgo de la situación, se registrarán los hechos y se estudiará la posibilidad de activar medidas de protección del Art. 61 o rutas de atención urgente para los casos más graves en los términos del Art. 60 del presente Protocolo y los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este encuentro será conducido por el personal del Equipo Interdisciplinar. Antes de escuchar a la víctima, se le informará acerca de sus derechos y la naturaleza jurídica del Protocolo.
Durante la recepción del caso se procurará obtener la mayor información posible para definir la forma particular de violencia y su contexto, las manifestaciones de violencias relacionadas con el hecho, la caracterización de la víctima y la caracterización del/de la agresor/a.Con base en esta información, el Equipo Interdisciplinar definirá el procedimiento de acompañamiento psicosocial e incluso médico. Asimismo, se proporcionará asesoría sobre los procedimientos disciplinarios internos y las vías jurídicas externas.
Artículo 72. Registro y remisión del caso:
Al finalizar la reunión de recepción del caso, el Equipo Interdisciplinar deberá realizar el registro de la sesión, según los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este registro será depositado en el sistema para su seguimiento.
Igualmente, el Equipo Interdisciplinar, a solicitud de la víctima, deberá remitir en máximo dos (2) días hábiles siguientes a la reunión de recepción un informe del caso al Consejo Directivo de la/s Facultad/es a la/s que pertenezcan lo/as estudiante/s involucrado/as, con el fin de que se evalúe la posibilidad de abrir un proceso disciplinario y tomar las medidas de protección pertinentes. El concepto del Equipo Interdisciplinar sobre las medidas de protección será vinculante.
La víctima en acompañamiento recibirá la invitación a dar continuidad a su proceso de atención psicosocial de forma periódica, de acuerdo a las orientaciones generales y al instrumento de seguimiento y registro de la sesión que serán proporcionados por la Unidad de Género.
Artículo 73. Proceso disciplinario en el Consejo Directivo de la Facultad:
El Consejo Directivo de la respectiva Facultad llevará a cabo el proceso disciplinario con fundamento en sus facultades reconocidas en el Reglamento Orgánico Interno, el presente Protocolo y los instrumentos jurídicos y psicosociales proporcionados por la Unidad de Género, en un plazo máximo de cuatro (4) meses luego de recibido el caso.
El Consejo Directivo de la Facultad tomará como base las declaraciones depositadas en la reunión de recepción del caso y evitará repetir la entrevista con la víctima para que vuelva a narrar los hechos, salvo en casos excepcionales. En caso de celebrarse un encuentro con la víctima, esta podrá ir en compañía de una persona integrante del Equipo Interdisciplinar, si las circunstancias lo ameritan. Con el fin de garantizar una correcta aplicación del enfoque de género, la Unidad de Género, a petición del Consejo Directivo de la respectiva Facultad, podrá ofrecer una orientación general.
La persona integrante del estudiantado que es señalada de haber cometido una falta al presente Protocolo podrá ser escuchada ante el Consejo Directivo de su Facultad una vez se abra el procedimiento disciplinario. El Consejo Directivo de la Facultad deberá notificarle por escrito sobre la denuncia interna de los hechos y citarle para que pueda presentar sus descargos. Tendrá derecho a aportar pruebas y a contradecir las decisiones que le afecten.
Igualmente, el Consejo Directivo de la respectiva Facultad deberá examinar la procedencia de las medidas de protección para la víctima, calificar la conducta, determinar la gravedad de la falta y decidir qué medidas pedagógicas y/o disciplinarias se deben implementar según el Art. 61 y el Capítulo VIII de este Protocolo. La Unidad de Género podrá apoyar estos procedimientos, si su orientación es requerida.
Las medidas de protección que equivalgan a la suspensión de las actividades académicas deberán ser impuestas por el/la Decano/a y notificadas a la Rectoría. Asimismo, las medidas disciplinarias y/o pedagógicas que le sucedan a la comisión de faltas leves serán definidas por el Consejo Directivo de la Facultad e impuestas por el/la Decano/a y notificadas a la Rectoría. Las medidas disciplinarias correspondientes a la comisión de una falta grave o gravísima serán definidas por el Consejo Directivo de la Facultad e impuestas por el/la Rector/a.
El/la estudiante podrá interponer recurso de reposición contra la decisión que decreta la medida disciplinaria y/o pedagógica desde la fecha de expedición de la decisión hasta los tres (3) días siguientes a su notificación. Contra la decisión que impone la medida de cancelación de matrícula y expulsión procede el recurso de apelación ante el Consejo Directivo de la Universidad, que podrá interponerse dentro del mismo término previsto para el recurso de reposición, directamente o en subsidio de éste.
Todas las actuaciones deberán ser reportadas al Equipo Interdisciplinar con el fin de cumplir con el registro y seguimiento del caso.
Artículo 74. Activación de las rutas:
Si se trata de un acto de violencia que ha sido cometido por una persona con vínculo laboral, como sucede con los/as docentes, empleado/as administrativo/as y personas con contratos laborales de pasantía, las rutas del Protocolo podrán activarse:
a) por medio de un mensaje remitido al correo electrónico cuentame@uexternado.edu.co o
b) de forma presencial en la oficina del Equipo Interdisciplinar.
Las personas que podrán acudir a esta instancia son:
a) la víctima,
b) un/a representante de la víctima o
c) cualquier persona que conozca el caso.
Si una dependencia de la Universidad tiene conocimiento del caso en razón de sus funciones deberá activar las rutas de atención internas dejando registro de la actuación.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al comunicado de activación de las rutas y de no tratarse de un caso de atención urgente, se deberá confirmar la recepción del caso y buscar el agendamiento de una reunión de recepción del caso a través de un correo electrónico. La reunión de recepción del caso deberá ser realizada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
Artículo 75. Reunión de recepción del caso:
Durante la reunión de recepción del caso se buscará evaluar el riesgo de la situación, se registrarán los hechos y se estudiará la posibilidad de activar medidas de protección o rutas de atención urgente para los casos más graves en los términos del Art. 60 del presente Protocolo y los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este encuentro será conducido por el Equipo Interdisciplinar. Antes de escuchar a la víctima, se le informará acerca de sus derechos y la naturaleza jurídica del Protocolo.
Durante la recepción del caso se procurará obtener la mayor información posible para definir la forma particular de violencia y su contexto, las manifestaciones de violencias relacionadas con el hecho, la caracterización de la víctima y la caracterización del/la(s) agresor/a/e(s).
Con base en esta información, el Equipo Interdisciplinar definirá el procedimiento de acompañamiento psicosocial e incluso médico. Asimismo, se le proporcionará a la persona que acude a las rutas una asesoría jurídica acerca de los procedimientos disciplinarios internos y las vías jurídicas externas.
Artículo 76. Registro y remisión del caso:
Al finalizar la reunión de recepción del caso, el Equipo Interdisciplinar deberá realizar el registro de la sesión, según los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este registro será depositado en el sistema para su seguimiento.
Igualmente, el Equipo Interdisciplinar, a solicitud de la víctima, deberá remitir en máximo dos (2) días hábiles siguientes a la reunión de un informe del caso al Comité de Convivencia Laboral y a la Dirección de Talento Humano, en ambas circunstancias, con el fin de que se evalúe la posibilidad de abrir un proceso disciplinario y adoptar las medidas de protección pertinentes. El concepto del Equipo Interdisciplinar sobre las medidas de protección será vinculante.
La víctima recibirá la invitación a dar continuidad a su proceso de atención psicosocial de manera periódica, de acuerdo a las orientaciones generales y al instrumento de seguimiento y registro de la sesión que serán proporcionados por la Unidad de Género.
Artículo 77. Evaluación del caso en el Comité de Convivencia Laboral y remisión a la Dirección de Talento Humano:
El Comité de Convivencia Laboral estará encargado de evaluar la posible comisión de una falta al presente Protocolo por parte de un/a docente o empleado/a administrativo/a, así como de remitir el caso a proceso disciplinario, de conformidad con la Ley 1010 de 2006, el Convenio 190 de la OIT, el Reglamento Interno de Trabajo, el presente Protocolo y los instrumentos jurídicos y psicosociales proporcionados por la Unidad de Género, en un plazo máximo de dos (2) meses luego de recibir el respectivo informe por parte del Equipo Interdisciplinar.
El Comité de Convivencia Laboral tomará como base las declaraciones depositadas en la reunión de recepción del caso y evitará repetir la entrevista con la víctima para que vuelva a narrar los hechos, salvo en casos excepcionales. En caso de celebrarse un encuentro con la víctima, esta podrá ir en compañía de una persona integrante del Equipo Interdisciplinar, si las circunstancias lo ameritan. Con el fin de garantizar una correcta aplicación del enfoque de género, la Unidad de Género, a petición del Comité de Convivencia Laboral, podrá dar una orientación general. De llegarse a determinar que la conducta constituye una falta al presente Protocolo, deberá remitir el caso con sus apreciaciones y recomendaciones a la Dirección de Talento Humano para que se abra formalmente el proceso disciplinario.
La persona señalada de haber cometido una falta al presente Protocolo podrá ser escuchada ante la Dirección de Talento Humano una vez se abra el procedimiento disciplinario. La Dirección de Talento Humano deberá notificarle por escrito sobre la denuncia interna de los hechos y citarle para que pueda presentar sus descargos. Tendrá derecho a aportar pruebas y a contradecir las decisiones que le afecten.
Agotado el trámite anterior, en el evento que los argumentos y descargos de la persona inculpada no sean de recibo, la Dirección de Talento Humano deberá examinar la procedencia de las medidas de protección para la víctima, calificar la conducta, determinar la gravedad de la falta y decidir qué medidas pedagógicas y/o disciplinarias se deben implementar según el Art. 61 y el Capítulo VIII de este Protocolo, en un plazo máximo de dos (2) meses luego de abrir el proceso disciplinario. La Dirección de Talento Humano deberá consultarle al/a la Rector/a sobre la procedencia y el tipo de sanción aplicable al caso. La Unidad de Género podrá apoyar estos procedimientos, si su orientación es requerida.
La persona inculpada podrá interponer recurso de reposición contra la decisión que decreta la medida disciplinaria y/o pedagógica desde la fecha de expedición de la decisión hasta los tres (3) días siguientes a su notificación.Todas las actuaciones deberán ser reportadas al Equipo Interdisciplinar con el fin de cumplir con el registro y seguimiento del caso.
Artículo 78. Activación de las rutas:
Si se trata de un acto de violencia que ha sido cometido por una persona que se encuentra cumpliendo una labor en razón de su pertenencia a una empresa que le presta servicios a la Universidad, las rutas del Protocolo podrán activarse:
a) por medio de un mensaje remitido al correo electrónico cuentame@uexternado.edu.co o
b) de forma presencial en la oficina del Equipo Interdisciplinar.
Las personas que podrán acudir a esta instancia son:
a) la víctima,
b) un/a representante de la víctima o
c) cualquier persona que conozca el caso.
Si una dependencia de la Universidad tiene conocimiento del caso en razón de sus funciones deberá activar las rutas de atención internas dejando registro de la actuación.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al comunicado de activación de las rutas y de no tratarse de un caso de atención urgente, se deberá confirmar la recepción del caso y buscar el agendamiento de una reunión de recepción del caso a través de un correo electrónico. La reunión de recepción del caso deberá ser realizada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
Artículo 79. Reunión de recepción del caso:
Durante la reunión de recepción del caso se buscará evaluar el riesgo de la situación, se registrarán los hechos y se estudiará la posibilidad de activar medidas de protección o rutas de atención urgente para los casos más graves en los términos del Art. 60 del presente Protocolo y los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este encuentro será conducido por el Equipo Interdisciplinar. Antes de escuchar a la víctima, se le informará acerca de sus derechos y la naturaleza jurídica del Protocolo.
En la recepción del caso se procurará obtener la mayor información posible para definir la forma particular de violencia y su contexto, las manifestaciones de violencias relacionadas con el hecho, la caracterización de la víctima y la caracterización del/la(s) agresor/a/e(s).
Con base en esta información, el Equipo Interdisciplinar definirá el procedimiento de acompañamiento psicosocial e incluso médico. Asimismo, se le proporcionará a la persona que acude a las rutas una asesoría jurídica acerca de los procedimientos disciplinarios internos y las vías jurídicas externas.
Artículo 80. Registro y remisión del caso:
Al finalizar la reunión de recepción del caso, el Equipo Interdisciplinar deberá realizar el registro de la sesión, según los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este registro será depositado en el sistema para su seguimiento.
Igualmente, el Equipo Interdisciplinar, a solicitud de la víctima, deberá remitir en máximo dos (2) días hábiles siguientes a la reunión de un informe del caso a la Dirección Administrativa, con el fin de que se evalúe y se tomen las medidas internas y de protección pertinentes. El concepto del Equipo Interdisciplinar sobre las medidas de protección de la víctima será vinculante.
La víctima recibirá la invitación a dar continuidad a su proceso de atención psicosocial de manera periódica, de acuerdo a las orientaciones generales y al instrumento de seguimiento y registro de la sesión que serán proporcionados por la Unidad de Género.
Artículo 81. Evaluación del caso en la Dirección Administrativa.
La Dirección Administrativa estará encargada de evaluar la posible comisión de una falta al Protocolo, siguiendo los instrumentos jurídicos y psicosociales proporcionados por la Unidad de Género y en un plazo máximo de cuatro (4) meses luego de recibir el respectivo informe.
La Dirección Administrativa tomará como base las declaraciones depositadas en la reunión de recepción del caso y evitará repetir la entrevista con la víctima para que vuelva a narrar los hechos, salvo en casos excepcionales. En caso de celebrarse un encuentro con la víctima, esta podrá ir en compañía de una persona integrante del Equipo Interdisciplinar, si las circunstancias lo ameritan. La Dirección Administrativa se encargará también de aplicar las medidas de protección para la víctima, siguiendo el concepto vinculante del Equipo Interdisciplinar. La Unidad de Género y la Dirección de Talento Humano podrán apoyar estos procedimientos, si su orientación es requerida.
La persona señalada de haber cometido una falta al presente Protocolo podrá ser escuchada ante la Dirección Administrativa. En el evento que los argumentos de la persona inculpada no sean de recibo, la Dirección Administrativa evaluará la gravedad de los hechos y decidirá si solicita el traslado inmediato de la persona denunciada a la empresa que presta los servicios en la Universidad.
Todas las actuaciones deberán ser reportadas al Equipo Interdisciplinar con el fin de cumplir con el registro y seguimiento del caso.
Artículo 82. Activación de las rutas:
Si se trata de un acto de violencia que ha sido cometido por un/a conferencista ocasional, persona que se encuentra realizando actividades en razón de un voluntariado o practicante sin vínculo laboral, las rutas del Protocolo podrán activarse:
-a) por medio de un mensaje remitido al correo electrónico cuentame@uexternado.edu.co o
-b) de forma presencial en la oficina del Equipo Interdisciplinar.
Las personas que podrán acudir a esta instancia son:
a) la víctima,
b) un/a representante de la víctima o
c) cualquier persona que conozca el caso.
Si una dependencia de la Universidad tiene conocimiento del caso en razón de sus funciones deberá activar las rutas de atención internas dejando registro de la actuación.Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al comunicado de activación de las rutas y de no tratarse de un caso de atención urgente, se deberá confirmar la recepción del caso y buscar el agendamiento de una reunión de recepción del caso a través de un correo electrónico. La reunión de recepción del caso deberá ser realizada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
Artículo 83. Reunión de recepción del caso:
Durante la reunión de recepción del caso se buscará evaluar el riesgo de la situación, se registrarán los hechos y se estudiará la posibilidad de activar medidas de protección o rutas de atención urgente para los casos más graves en los términos del Art. 60 del presente Protocolo y los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este encuentro será conducido por el Equipo Interdisciplinar. Antes de escuchar a la víctima, se le informará acerca de sus derechos y la naturaleza jurídica del Protocolo.
En la recepción del caso se procurará obtener la mayor información posible para definir la forma particular de violencia y su contexto, las manifestaciones de violencias relacionadas con el hecho, la caracterización de la víctima y la caracterización del/la(s) agresor/a/e(s).
Con base en esta información, el Equipo Interdisciplinar definirá el procedimiento de acompañamiento psicosocial e incluso médico. Asimismo, se le proporcionará a la persona que acude a las rutas una asesoría jurídica acerca de los procedimientos disciplinarios internos y las vías jurídicas externas.
Artículo 84. Registro y remisión del caso:
Al finalizar la reunión de recepción del caso, el Equipo Interdisciplinar deberá realizar el registro de la sesión, según los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este registro será depositado en el sistema para su seguimiento.
Igualmente, el Equipo Interdisciplinar, a solicitud de la víctima, deberá remitir en máximo dos (2) días hábiles siguientes a la reunión de un informe del caso a la Dirección de Talento Humano, con el fin de que se evalúe y se tomen las medidas internas y de protección pertinentes. El concepto del Equipo Interdisciplinar sobre las medidas de protección de la víctima será vinculante.
La víctima recibirá la invitación a dar continuidad a su proceso de atención psicosocial de manera periódica, de acuerdo a las orientaciones generales y al instrumento de seguimiento y registro de la sesión que serán proporcionados por la Unidad de Género.
Artículo 85. Evaluación del caso en la Dirección de Talento Humano.
La Dirección de Talento Humano estará encargada de evaluar la posible comisión de una falta al Protocolo, siguiendo los instrumentos jurídicos y psicosociales proporcionados por la Unidad de Género y en un plazo máximo de cuatro (4) meses luego de recibir el respectivo informe.
La Dirección de Talento Humano tomará como base las declaraciones depositadas en la reunión de recepción del caso y evitará repetir la entrevista con la víctima para que vuelva a narrar los hechos, salvo en casos excepcionales. En caso de celebrarse un encuentro con la víctima, esta podrá ir en compañía de una persona integrante del Equipo Interdisciplinar, si las circunstancias lo ameritan. La Dirección de Talento Humano se encargará también de aplicar las medidas de protección para la víctima, siguiendo el concepto vinculante del Equipo Interdisciplinar. La Unidad de Género podrá apoyar estos procedimientos, si su orientación es requerida.
La persona señalada de haber cometido una falta al presente Protocolo podrá ser escuchada ante la Dirección de Talento Humano. En el evento que los argumentos de la persona inculpada no sean de recibo, la Dirección de Talento Humano evaluará la gravedad de los hechos y decidirá si procede la suspensión o terminación de la relación contractual y/o, de ser procedente, la orden de no renovar el vínculo con la Universidad. La Unidad de Género podrá apoyar estos procedimientos, si su orientación es requerida.
Todas las actuaciones deberán ser reportadas al Equipo Interdisciplinar con el fin de cumplir con el registro y seguimiento del caso.
Artículo 86. Activación de las rutas:
Si se trata de un acto de violencia que ha sido cometido por un/a agresor/a externo/a, las rutas del Protocolo podrán activarse de la siguiente manera:
-a) por medio de un mensaje remitido al correo electrónico cuentame@uexternado.edu.co o
-b) de forma presencial en el Equipo Interdisciplinar.
Las personas que podrán acudir pueden ser:
a) la víctima,
b) un/a representante de la víctima o
c) cualquier persona que conozca el caso.
Si una dependencia de la Universidad tiene conocimiento del caso en razón de sus funciones deberá activar las rutas de atención internas dejando registro de la actuación.
Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al comunicado de activación de las rutas y de no tratarse de un caso de atención urgente, se deberá confirmar la recepción del caso y buscar el agendamiento de una reunión de recepción del caso a través de un correo electrónico. La reunión de recepción del caso deberá ser realizada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
-Parágrafo: De tratarse de un acto de violencia cometido por persona externa contra otra persona que no sea integrante de la comunidad universitaria, en las instalaciones o actividades de la Universidad, deberá conducirse el caso a las autoridades competentes de las rutas de atención externas.
Artículo 87. Reunión de recepción del caso:
Durante la reunión de recepción del caso se buscará evaluar el riesgo de la situación, se registrarán los hechos y se estudiará la posibilidad de activar medidas de protección o rutas de atención urgente para los casos más graves en los términos del Art. 52 del presente Protocolo y los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género. Este encuentro será conducido por el Equipo Interdisciplinar. Antes de escuchar a la víctima, se le informará acerca de sus derechos y la naturaleza jurídica del Protocolo.
En la recepción del caso se procurará obtener la mayor información posible para definir la forma particular de violencia y su contexto, las manifestaciones de violencias relacionadas con el hecho, la caracterización de la víctima y la caracterización del/la(s) agresor/a/e(s).
Con base en esta información, el Equipo Interdisciplinar definirá el procedimiento de acompañamiento psicosocial e incluso médico. Asimismo, se le proporcionará a la persona que acude a las rutas una asesoría jurídica acerca de los procedimientos disciplinarios internos y las vías jurídicas externas.
Si se trata de un caso de violencia sexual, los/as funcionarios/as de la Universidad remitirán a la persona afectada a los sistemas médicos de las rutas de atención urgente, según los instrumentos proporcionados por la Unidad de Género.
Artículo 88. Registro del caso:
Al finalizar la recepción del caso, el Equipo Interdisciplinar deberá realizar el registro de la sesión que será depositado en el sistema para su respectivo seguimiento.
Por último y a petición de la víctima, se brindará información sobre rutas de acompañamiento y atención externas para casos de violencia en razón del género.
La víctima recibirá la invitación a dar continuidad a su proceso de atención psicosocial de manera periódica de acuerdo a las orientaciones generales y al instrumento de seguimiento y registro de la sesión que serán proporcionados por la Unidad de Género.
Artículo 89. Cierre del caso:
La activación de las rutas se dará por finalizada:
A nivel disciplinario o administrativo cuando:
-a) Todas las áreas de apoyo involucradas hayan completado sus procesos.
-b) La dependencia competente haya tomado decisiones y acciones sobre el caso que pongan fin a la situación denunciada.
-c) La víctima decida retirar la denuncia y no continuar con el proceso, salvo que se trate de una persona menor de edad. De todas maneras, si así lo desea la víctima, el acompañamiento psicosocial podrá continuar.
-d) Cuando, una vez denunciada, la persona deje de pertenecer a la comunidad universitaria. Esta situación no excluye la adopción de medidas de acompañamiento psicosocial.
A nivel psicosocial por las siguientes razones:
-a) Decisión autónoma de la víctima.
-b) Decisión del equipo cuando la víctima no responde a la búsqueda activa a lo largo de un (1) mes habiendo agotado el contacto telefónico y el envío de correos.
-c) Cumplimiento de objetivos: cuando hay cese de la violencia y el equipo junto con la víctima encuentran que ella cuenta con los recursos físicos, emocionales y sociales, así como con las condiciones mínimas para: i) estar segura, ii) seguir su participación en la comunidad universitaria (de orden laboral, estudiantil, otra) y iii) dar continuidad al proceso administrativo/penal a causa de la denuncia de origen.
En todo caso, será obligación de las unidades encargadas de los procedimientos notificar en debida forma y tiempo el cierre del caso a la víctima y al Equipo Interdisciplinar. Para ello, deberán levantar un acta en la que se deje constancia de los procedimientos adelantados, las medidas tomadas y efectivamente ejecutadas, así como los motivos por los cuales se dieron por concluidos los trámites correspondientes al caso en concreto.
El cierre de los casos deberá ser registrado en el sistema de seguimiento por el Equipo Interdisciplinar.