- En el asunto del correo indicar “préstamo de documentos”.
- Adjuntar el formato GA-F-031 Formato Único de Inventario Documental (anexo B) debidamente diligenciado.
- En el cuerpo del correo debe indicar la cantidad de documentos solicitados.
Coordinación de Gestión Documental
La Coordinación de Gestión Documental es el área responsable de garantizar el cumplimiento de los lineamientos e instrumentos archivísticos que buscan la protección, conservación y preservación de la memoria institucional de la Universidad, fundamentados en la aplicación de normas técnicas para la gestión de los archivos físicos y electrónicos.
Además, se encarga de brindar orientación y apoyo técnico en la administración de los documentos de archivo físico y electrónico durante su ciclo vital, garantizando su correcta utilización, conservación, disponibilidad, integridad, confidencialidad y legibilidad, de acuerdo con las necesidades y procesos de las dependencias.
1. Conoce nuestros Servicios:
· Asesoría Tablas de Retención Documental (TRD)
Servicio de elaboración, actualización e implementación del instrumento archivístico Tablas de Retención Documental (TRD) para las Facultades, Unidades Académicas, Unidades de Apoyo Académico y Unidades de Apoyo Administrativo de la Universidad.
Para más información, consultar el procedimiento GA-P-036 Elaborar, actualizar y ajustar Tablas de Retención Documental. Isolución.com
· Organización de Archivos de Gestión
Servicio de apoyo técnico y operativo en la organización y estructuración de los archivos físicos y electrónicos de las Facultades, Unidades Académicas, Unidades de Apoyo Académico y Unidades de Apoyo Administrativo de la Universidad, conforme a lo establecido en la GA-G-001 Guía para la organización de documentos físicos y electrónicos, disponible en Isolución.com
· Capacitación en temas de Gestión Documental
Servicio de capacitación para la estandarización de los procesos de Gestión Documental dentro de la Universidad.
· Transferencias documentales
Servicio de transferencia de documentos físicos y electrónicos desde los Archivos de Gestión de las Facultades, Unidades Académicas, Unidades de Apoyo Académico y Unidades de Apoyo Administrativo hacia el Archivo Central, conforme a lo estipulado en la “GA-G-005 Guía para la transferencia, préstamo, devolución y desarchivo de documentos”, disponible en Isolución.com
· Préstamo de documentos físicos y electrónicos
Servicio de préstamo de los documentos físicos y electrónicos que han sido transferidos al Archivo Central, conforme a lo establecido en la “GA-G-005 Guía para la transferencia, préstamo, devolución y desarchivo de documentos”, disponible en Isolución.com
· Devolución de documentos físicos
Servicio de devolución de los documentos solicitados en recuperación por las Facultades, Unidades Académicas, Unidades de Apoyo Académico y Unidades de Apoyo Administrativo, conforme a lo establecido en la “GA-G-005 Guía para la transferencia, préstamo, devolución y desarchivo de documentos”, disponible en Isolución.com
· Desarchivo
Servicio de devolución de los documentos transferidos al Archivo Central, que, por razones de gestión, deben ser retornados al archivo de las Facultades, Unidades Académicas, Unidades de Apoyo Académico y Unidades de Apoyo Administrativo, conforme a lo establecido en la “GA-G-005 Guía para la transferencia, préstamo, devolución y desarchivo de documentos”, disponible en Isolución.com
· Suministro de información en inventario documental
Servicio de entrega de información relacionada con los inventarios documentales bajo custodia del área de Gestión Documental.
· Soporte funcional software de gestión documental
Servicio de soporte para el software AZ-Digital, según los requerimientos de los usuarios.
· Consulta en Sala
Servicio de acceso para la consulta de documentos transferidos y en custodia, tanto en el Archivo Central como en el proveedor especializado.
· Suministro de cajas
Servicio de solicitud de cajas Ref. X-300 para transferencias documentales o traslado de elementos de oficina. Este servicio es gratuito.
· Devolución de cajas
Servicio de devolución de las cajas proporcionadas para el traslado de elementos de oficina.
2. ¿Cómo solicitar los servicios?
Todos los servicios deben solicitarse al correo electrónico gestiondocumental@uexternado.edu.co indicando en el asunto el nombre del servicio:
Ejemplo:
Asunto: Préstamo de documentos
Para solicitar el servicio de préstamo de documentos, tener en cuenta:
Para realizar las devoluciones de documentos, tener en cuenta:
- En el asunto del correo indicar “Devolución de documentos”, más el número de radicado de la recuperación.
3. Horario de atención
Atención de Servicios:
Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Oficina Gestión Documental:
Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
4. Nuestras líneas de contacto
Teléfono: (601) 353 7000 extensión: 3109 – 3114 – 3113.
5. Condiciones de los servicios:
Servicio de préstamo de documentos físicos:
Horarios de Entrega Regular:
- Los documentos solicitados mediante el servicio de préstamo se entregan los miércoles y viernes.
- Para la entrega el miércoles, las solicitudes deben enviarse antes de las 4:00 pm del martes.
- Para la entrega el viernes, las solicitudes deben enviarse antes de las 4:00 pm del jueves.
Entrega Urgente:
- En caso de necesitar documentos de manera urgente, por favor remita un correo con el asunto “Recuperación de documentos – Urgente”.
- Este servicio está especialmente diseñado para atender “Derechos de Petición”, “Tutelas” y casos especiales.
- El tiempo de respuesta para servicios urgentes es de 3 a 5 horas.
Para más información, consultar el procedimiento GAP-P-033 Gestionar servicios de Gestión Documental Isolución.com
Ventanilla Única de Radicación – VUR
La función de la Ventanilla Única de Radicación de la Universidad es:
- Recibir, radicar y distribuir las comunicaciones oficiales que ingresan a la Universidad de manera física o electrónica.
- Recibir y distribuir las cajas y paquetes procedentes de terceros.
- Enviar los documentos, cajas u otros elementos requeridos por las dependencias a destinos locales, nacionales e internacionales.
La VUR garantiza un flujo eficiente y seguro de la correspondencia y envíos que entran y salen de la institución, facilitando la gestión administrativa y operativa de manera integral.
1. Conoce nuestros Servicios:
- Recepción, radicación y distribución de comunicaciones físicas, cajas y paquetes.
- Recepción, radicación y distribución de comunicaciones electrónicas (VUR – Portal Radicación Virtual).
- Envíos a nivel local, nacional e internacional de documentos, cajas y paquetes.
- Entrega y recolección de documentos, cajas y paquetes.
- Cotización de envíos a nivel local, nacional e internacional.
2. ¿Cómo solicitar los servicios?
- Descargar y diligenciar el formato GA-F-038 Planilla para Solicitar Servicios VUR, disponible en el portal de Isolución a través del siguiente enlace: Isolución.com
- Enviar la solicitud por correo electrónico a VUR@uexternado.edu.co, adjuntando el formato mencionado anteriormente.
3. Horario de atención
Radicación de documentos:
Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
Oficina VUR:
Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
4. Nuestras líneas de contacto
Teléfono: (601) 353 7000 extensión: 4261 – 4263
5. Condiciones del servicio:
Servicio Mensajería:
- Las comunicaciones oficiales, cajas y paquetes entregados por las Facultades, Unidades Académicas, Unidades de Apoyo Académico y Unidades de Apoyo Administrativo entre las 8:00 a.m. y las 11:00 a.m. serán entregados en horas de la tarde del mismo día.
- Las comunicaciones oficiales y correspondencia entregadas por las Facultades, Unidades Académicas, Unidades de Apoyo Académico y Unidades de Apoyo Administrativo entre la 11:00 a.m. y las 5:00 p.m. serán entregadas al siguiente día hábil en horas de la mañana.
Envíos por Transportadoras:
- Los envíos de documentos, cajas o paquetes a través de las transportadoras se recibirán de 8:00 a.m. a 11:00 a.m. para ser enviados el mismo día.
- En caso de recibir la solicitud después de las 11:00 a.m., el envío se realizará el siguiente día hábil.
Para el envío de cajas o paquetes grandes y/o pesados, la dependencia puede solicitar a través del formato GA-F-018 Solicitud de Servicios de Apoyo Logístico, el traslado de estás a la Oficina de la Ventanilla Única de Radicación, cumpliendo con los tiempos establecidos para este servicio.
Equipo de trabajo
Luis Alfonso Cortés Romero
Coordinador de Gestión Documental
Jenny Garcia Gómez
Analista de Gestión Documental
Ronald Alfonso Villalba
Analista de Gestión Documental
Erika Estefania Duran Mahecha
Supervisora de Control Documental
