- Verificación de Cumplimiento: Trabajamos con el compromiso de acompañar y respaldar el adecuado desarrollo de los servicios y bienes contratados, realizando la revisión de informes y el cumplimiento de las obligaciones contractuales, para asegurar que cada entrega cumpla con los estándares de calidad y satisfacción esperados. Este proceso también nos permite validar y hacer seguimiento a la facturación, garantizando que los valores y tarifas correspondan a lo pactado contractualmente. Todo esto se realiza con un enfoque responsable en el control presupuestal, facilitando así el proceso de contabilización y pago oportuno a los terceros involucrados.
- Alerta Temprana: Identificamos y hacemos seguimiento a las condiciones de los contratos así como la formalización de hallazgos con contratistas mediante informes de supervisión.
- Soporte a Supervisores técnicos: Apoyamos a las unidades académicas y administrativas con información clave para la toma de decisiones.
- Coordinación Eficiente: Servimos de enlace entre las áreas técnicas, legales y financieras para una correcta ejecución contractual.
Compras y Proveeduría
Solicitud de compra de bienes o servicios
Ubicación de oficinas
Carrera 1ª No. 12 – 66, Casa Mandolinas 2, piso 2
Correo: compras@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 3419900, Ext. 4250 – 4251
Horario de atención
Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:30 p.m.
La Jefatura de Compras y Proveeduría es un área estratégica en la gestión de adquisiciones, encargada de garantizar el abastecimiento eficiente de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento institucional. Su propósito es optimizar los recursos, asegurar transparencia en los procesos y velar por su calidad y cumplimiento.
Así mismo es el área encargada de ejercer control y seguimiento a los contratos desde una perspectiva administrativa y la gestión de los activos fijos de la Universidad, garantizando su adecuada contabilización y custodia.
Contamos con un equipo profesional que supervisa cada etapa del proceso de contratación, desde la planeación y búsqueda de proveedores hasta el seguimiento de la entrega a satisfacción, alineándose a los objetivos estratégicos de la Universidad. Todo esto lo logramos mediante políticas de gestión sólidas y bien definidas, que reducen al mínimo los riesgos administrativos, legales y financieros. Al mismo tiempo, fomentamos relaciones de confianza con nuestros proveedores y aseguramos siempre las mejores condiciones en cada negociación.
Nuestro compromiso con la excelencia y eficiencia permite que la institución mantenga altos estándares de calidad, contribuyendo al desarrollo académico, desde un rol de apoyo administrativo en beneficio de toda la comunidad externadista.
Procedimientos funcionales
Planeación presupuestal de las Compras
• Análisis del gasto.
• Identificación de las necesidades.
• Definición del presupuesto anual.
Del requerimiento a la contratación
• Clasificar requerimientos por categoría.
• Realizar análisis de mercado.
• Construir la estrategia de negocación.
• Formalizar contrato y emisión de pólizas.
De la contratación al pago
• Revisar cumplimiento técnico de requerimientos para gestionar.
• Definir vehículo contractual.
• Garantizar transparencia en los procesos.
Facturación
• Garantizar la correcta ejecución del gasto según órdenes / contratos.
• Garantizar el pago sobre lo recibido a satisfacción.
Desarrollo de proveedores
• Gestionar la relación con los proveedores.
• Realizar evaluaciones de desempeño.
• Buscar la mejora continua de los proveedores.
Nuestro departamento es el encargado de prestar los siguientes servicios:
Infraestructura
Mantenimiento de infraestructura y equipos, elementos de mantenimiento, obra, mobiliario y equipos.
Biblioteca y publicaciones
Publicaciones, recursos bibliográficos y licenciamiento de biblioteca.
Informática y tecnología
Licenciamiento y software, servicios de informática y consultoría e inversión en informática y tecnología (Hardware).
Servicios administrativos
Consultoría y servicios especializados, asesoría jurídica, servicios bienestar y eventos, elementos de dotación y EPP, convenios administrativos, pólizas y seguros.
Servicios generales
Papelería, servicios e insumos de aseo, cafetería, librería, seguridad y vigilancia, servicios audiovisuales académicos y eventos.
Mercadeo y comunicaciones
Servicios especializados de mercadeo, estrategia de comunicaciones, material POP, medios y redes sociales.
Cómo puede formalizar sus requerimientos?
Según su requerimiento o necesidad, La Universidad cuenta con áreas especializadas que se encargan de coordinar con nosotros el proceso de adquisición bajo parámetros técnicos y/o políticas preestablecidas. A conitnuación se relaciona por tipo de requerimiento el canal de comunicación definido:
Proyectos de desarrollo tecnológico, conectividad, plataformas, licenciamientos, equipos de cómputo, antivirus, hardware, periférico, etc. Deben ser solicitados a través del correo mes@uexternado.edu.co
Toda solicitud de compra de activos debe venir con el correspondiente visto bueno de la Dirección Administrativa. Deben ser solicitados a través del correo diradministrativa@uexternado.edu.co
Servicios de mantenimiento insfraestructura, elementos de mantenimiento y obra, servicios de mantenimiento de equipos, adquisición de mobiliario y/o equipos. Deben ser solicitados a través de del proceso definido por Planta Física.
Libros de editoriales distintos a la Universidad Externado, revistas, películas, e-book, bases de datos, etc. Deben ser solicitado a través del correo biblioteca@uexternado.edu.co
Libros de la editorial de la Universidad Externado, volantes, impresiones, correcciones de estilos etc. Deben ser solicitado a través del correopublicaciones@uexternado.edu.co
Servicios y elementos para eventos con los estudiantes como alquiler de espacios, transporte, rutas, servicio médico, elementos deportivos, premiaciones deportivas o culturales, etc. Deben ser solicitado a través de la Dirección de Eventos al correo dir.eventos@uexternado.edu.co o al Departamento de Bienestar Universitario bienestar@uexternado.edu.co
Dotación (prendas – calzado) o bonos de dotación. Deben ser solicitados a través de la Dirección de Talento Humano.
Se realiza solicitud de estos insumos en los formatos correspondientes (Ubicados en Isolucion) al correo compras@uexternado.edu.co.
Aclaración de dudas o inquietudes
Teléfono: 601 3419900, extensiones 4250 – 4251.
Supervisión de contratos y Facturación
Gestionamos integralmente los contratos desde una visión estratégica y administrativa, asegurando el cumplimiento riguroso de los términos establecidos y promoviendo un uso eficiente y responsable de los recursos. Nuestro enfoque permite generar valor sostenible para la organización, garantizando transparencia, control y eficiencia en cada etapa del proceso contractual.
Nuestras funciones clave incluyen:
Para garantizar la gestión oportuna del proceso de pago, debe tener en cuenta lo siguiente:
- La factura electrónica debe ser radicada a través del correo: facturacion.electronica@uexternado.edu.co
- Es indispensable que la factura incluya el número de orden de compra o contrato correspondiente.
- Las facturas deben ser radicadas hasta el día 20 de cada mes como fecha límite (Excepto en el mes de diciembre, donde aplica el cronograma especial emitido por la Dirección Financiera). No se aceptarán facturas enviadas fuera de las fechas y horarios establecidos.
- Internamente, la factura deberá ser enviada a nuestra área al correo facturacion.compras@uexternado.edu.co, donde procedemos a validar si el servicio fue prestado a satisfacción con el fin de gestionarla ante la Jefatura de Análisis y Gestión Contable para su respectiva contabilización y pago.
Activos e Inventarios
Desde la coordinación de Activos Fijos reafirmamos nuestro compromiso con el adecuado manejo, trazabilidad y control de los bienes institucionales, en beneficio de toda la comunidad Externadista. Nuestra labor más allá de ser meramente operativa está enfocada en brindar un servicio integral, con un enfoque estratégico, que contribuya al fortalecimiento de una gestión patrimonial eficiente, responsable y transparente.
Así mismo tiene bajo su responsabilidad la gestión de las bodegas de Almacén General y de Bodega de libros, apoyando procesos clave a nivel logístico para el funcionamiento institucional.
Desde allí se garantiza la custodia, distribución y control de materiales, suministros, textos y recursos que respaldan las actividades académicas y administrativas de la Universidad.
Entre nuestras principales funciones se encuentran:
- Acompañamiento en la asignación, traslado y devolución de bienes muebles e informáticos.
- Apoyo en la identificación, marcación y registro de activos fijos.
- Actualización y control permanente de inventarios institucionales.
- Coordinación de los procesos de formalización de responsabilidad patrimonial sobre los activos.
- Generación de reportes, análisis de datos y seguimiento para la toma de decisiones a nivel directivo.
- Gestión operativa y control físico de las bodegas de almacén y libros, incluyendo recepción, almacenamiento, registro de entradas y salidas, y distribución de insumos a las diferentes dependencias.
Trabajamos de manera articulada con las áreas responsables de cada tipo de bien (Tecnología, Planta Física y Servicios Audiovisuales), quienes atienden las solicitudes específicas de acuerdo con la naturaleza del activo requerido; permitiendo la prestación de un servicio ágil, ordenado y alineado con las necesidades de cada unidad.
De acuerdo con el tipo de activo requerido se debe realizar la solicitud de asignación o traslado a las siguientes áreas administradoras de dichos elementos
Dirección de Tecnología: Equipos de cómputo y comunicación, como portátiles, Todo en Uno, teclados, mouse y teléfonos. servicioalclientetic@uexternado.edu.co
Planta Física: Puestos de trabajo, mesas, sillas y muebles en general. plantafisica@uexternado.edu.co
Audiovisuales: Equipos de Audiovisuales. serviciosdeapoyo@uexternado.edu.co
La formalización de asignación de responsabilidad se realizará mediante el correo proveeduria.activos@uexternado.edu.co con el detalle de los activos asignados al trabajador.
Los activos fijos pueden trasladarse fuera de la Universidad, previa solicitud y aprobación del correo de proveeduria.activos@uexternado.edu.co. Los motivos contemplados para el traslado son:
Servicio técnico: la solicitud debe ser realizada directamente por Dirección TIC de Tecnología, Planta Física o Servicios de Apoyo.
Préstamos para el desarrollo de actividades del personal administrativo o académico: la solicitud debe realizarse directamente por la Decanatura o Dirección responsable del activo, indicando fecha de retiro, fecha de reintegro, persona que se responsabilizara del activo y actividad a realizar.
Cuando se presenten casos de pérdida o hurto de activos fijos, la unidad académica y/o administrativa responsable deberá realizar el reporte del incidente ante el departamento de seguridad, quien se encargará de la investigación y el proceso correspondiente.
Se realizan inventarios periódicos a las diferentes áreas con el fin de validar los activos asignados, el correcto registro en SAP y realizar los ajustes pertinentes.
Cualquier inquietud con respecto a este proceso se puede remitir al correo proveeduria.activos@uexternado.edu.co
Se encarga de la administración de los libros de la editorial universitaria y del apoyo logístico para la entrega de libros a estudiantes, de acuerdo con las solicitudes realizadas por el departamento de Publicaciones publicaciones@uexternado.edu.co
Encargado de coordinar la entrega de elementos de papelería, útiles, aseo, cafetería y otros los cuales son adquiridos a través del proveedor de outsourcing, por otra parte, se administran elementos institucionales y promocionales. almacen@uexternado.edu.co – Extensión 4260
Equipo de trabajo
Carolina García Herrera
Jefe de Compras y Proveeduría
Diana Maria Jara Muñoz
Coordinadora de Compras
Coordinador de Compras
Ana Jazmín Uribe
Coordinadora de Activos e Inventarios
Ingrid Mayerli Cano Calderón
Profesional de Compras
Martha Medina Rozo
Profesional Control y Facturación
María Fernanda Arévalo
Administradora Control de Contratos
