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title: "Portal institucional, blogs (subsitios) y app institucional"
summary: "Portal institucional, blogs (subsitios) y app institucional. Página institucional de Dirección de Comunicaciones en la Universidad Externado de Colombia. Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de actualización permanente de los contenidos"
description: "Objetivo: Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de actualización permanente de los contenidos"
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language: "es"
site: "Universidad Externado de Colombia"
section: "Dirección de Comunicaciones"
updated: "2025-09-08T11:01:45-05:00"
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Publicado: 21 de marzo de 2023

# Portal institucional, blogs (subsitios) y app institucional

##### 1\. Publicación y actualización de contenidos editoriales en el portal institucional (Certificado – Proceso CM-P-007)

**Objetivo:** Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de actualización permanente de los contenidos editoriales de sus respectivos espacios de difusión (sitios web) dentro del portal institucional.

**Clientes:** Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

##### Proceso:

* * *

  

#### 1\. Insumos para el proceso:

*   Textos escritos remitidos por correo electrónico.
*   Documentos descargables (en formato PDF, .doc, .xlsx, .ppt, etc.).
*   Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
*   Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 1\. Fases del proceso:

1.  Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.  
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.  
    Tiempo de ejecución: N/A.
2.  Revisión de los insumos por parte del coordinador del portal institucional y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
3.  Actualización de los contenidos por parte del equipo de Asistentes del Sitio Web.  
    A cargo de: asistentes sitio web.  
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 3 días.
4.  Revisión de la actualización realizada por parte del coordinador del portal institucional y, si es necesario, solicitud de corrección al equipo de asistentes.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
5.  Remisión de informe de actualización realizada al área correspondiente.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 1\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Asistentes sitio web.

#### 1\. Tiempos del proceso:

  
Entre 1 y 3 días hábiles, de acuerdo con la complejidad de la actualización.  

* * *

##### 2\. Creación, publicación y actualización de contenidos gráficos y multimediales en el portal institucional (Certificado – Proceso CM-P-009)

**Objetivo:** Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de asesoría, diseño y creación de contenidos gráficos y multimediales para apoyar la difusión de sus actividades en las páginas del portal institucional.

**Clientes:** Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

#### Proceso:

* * *

  

#### 2\. Insumos para el proceso:

*   Textos escritos remitidos por correo electrónico.
*   Mockups elaborados por las unidades interesadas.
*   Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
*   Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
*   Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
*   Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externos a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 2\. Fases del proceso:

1.  Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.  
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.  
    Tiempo de ejecución: N/A.
2.  Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
3.  Elaboración de una propuesta de diseño y publicación en un área de acceso restringido.  
    A cargo de: diseñador(a) web y/o diseñador(a) gráfico.  
    Tiempo de ejecución: entre 3 y 7 días.
4.  Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
5.  Publicación del contenido.  
    A cargo de: diseñador(a) web y/o diseñador(a) gráfico.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
6.  Remisión de informe al área correspondiente.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 2\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.
*   Diseñador(a) gráfico.

#### 2\. Tiempos del proceso:

  
Entre 3 días y una semana, de acuerdo con la complejidad de la solicitud y la cantidad de diseños requeridos.  

* * *

##### 3\. Creación y publicación de sitios dentro del portal institucional

**Objetivo:** Brindar a todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, el servicio de creación de sitios adscritos al portal institucional, con el propósito de divulgar sus actividades a la comunidad externadista y a los visitantes externos.

**Clientes:** Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

#### Proceso:

* * *

  

#### 3\. Insumos para el proceso:

*   Textos escritos remitidos por correo electrónico.
*   Mockups elaborados por las unidades interesadas.
*   Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
*   Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
*   Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
*   Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externos a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 3\. Fases del proceso:

1.  Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.  
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.  
    Tiempo de ejecución: N/A.
2.  Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
3.  Elaboración de una propuesta de diseño y publicación del sitio en un área de acceso restringido.  
    A cargo de: diseñador(a) web y asistentes sitio web.  
    Tiempo de ejecución: entre 10 y 30 días.
4.  Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
5.  Publicación del sitio en el portal institucional.  
    A cargo de: coordinador portal institucional y/o diseñador(a) web y/o asistentes Sitio Web.  
    Tiempo de ejecución: 1 día.
6.  Remisión de informe al área correspondiente.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 3\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional
*   Diseñador(a) web
*   Diseñador(a) gráfico

#### 3\. Tiempos del proceso:

  
Entre 10 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del sitio requerido y la cantidad de contenidos editoriales, gráficos y multimediales.  

* * *

##### 4\. Diseño, montaje y activación de blogs (subsitios)

**Objetivo:** Brindar a todas las unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles de la Universidad, el servicio de creación de blogs para la difusión de la información propia de sus actividades académicas.

**Clientes:** Unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles.

#### Proceso:

* * *

  

#### 4\. Insumos para el proceso:

*   Información respecto de las características generales del blog.
*   Información sobre características especiales que requieran desarrollo por parte del equipo externo de ingenieros de soporte.
*   Logotipos o material de imagen institucional creada por la Dirección de Comunicaciones.
*   URL requerida (subdominio).
*   Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
*   Mockups elaborados por las unidades interesadas.
*   Relación de plantillas de diseño ya existentes en patternlab (guía de estilos digitales) que se deseen implementar en el blog.
*   Árbol inicial de navegación.
*   Algunos contenidos editoriales, gráficos y/o multimediales iniciales.
*   Reuniones exploratorias con las unidades interesadas.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 4\. Fases del proceso:

1.  Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico.   
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.  
    Tiempo de ejecución: N/A
2.  Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.   
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
3.  Solicitud de creación del subdominio para el blog.   
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
4.  Elaboración de una propuesta de diseño en [patternlab](https://www.uexternado.edu.co/components/public/) (guía de estilos digitales).   
    A cargo de: diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 5 días.
5.  Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.   
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
6.  Requerimiento al equipo externo de soporte para la construcción del blog en el _multisite_ de la Universidad.   
    A cargo de: equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: 15 días.
7.  Solicitudes adicionales (si aplican) al equipo externo de soporte para el desarrollo de las características especiales que el blog pueda requerir.  
    A cargo de: equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: 5 días.
8.  Implementación del blog en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).  
    A cargo de: equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
9.  Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 2 días.
10.  Publicación del blog en el entorno de producción de la Universidad.   
     A cargo de: equipo externo de soporte.  
     Tiempo de ejecución: 1 hora.
11.  Adición de los contenidos iniciales proporcionados por el área.   
     A cargo de: coordinador portal institucional.  
     Tiempo de ejecución: entre 1 y 2 día.
12.  Sesión de capacitación en el manejo de _WordPress_ a las personas designadas por el área para la gestión de contenidos del blog.  
     A cargo de: coordinador portal institucional.  
     Tiempo de ejecución: 1 hora.
13.  Gestión de credenciales de acceso para las personas interesadas.  
     A cargo de: coordinador portal institucional.  
     Tiempo de ejecución: 1 hora.
14.  Remisión de informe al área correspondiente.   
     A cargo de: coordinador portal institucional.  
     Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 4\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.
*   Equipo externo de ingenieros de soporte.

#### 4\. Tiempos del proceso:

  
Entre 15 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del blog requerido y las características especiales que requieran desarrollos por parte del equipo de soporte.    

* * *

##### 5\. Diseño e implementación de bancos de información en portal institucional o blogs (subsitios)

**Objetivo:** Brindar a todas las unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles de la Universidad, el servicio de creación de bancos de información para la consulta interna o externa de información especializada relacionada con sus actividades académicas.

**Clientes:** Unidades académicas, centros de investigación y agrupaciones estudiantiles.

#### Proceso:

* * *

  

#### 5\. Insumos para el proceso:

*   Información respecto al propósito del banco de información y el tipo de datos que albergará.
*   Matriz, elaborada por el área interesada, en la que se presenta:
    *   Características de los datos a albergar (información editorial, gráfica o multimedia, documentos descargables, enlaces externos).
    *   Campos necesarios para parametrizar cada dato.
    *   Categorías de organización.
    *   Criterios para los filtros de búsqueda.
    *   Relaciones entre los datos.
    *   Información sobre características especiales que requieran desarrollo por parte del equipo externo de ingenieros de soporte.
*   Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
*   Mockups elaborados por las unidades interesadas.
*   Relación de plantillas de diseño ya existentes en patternlab (guía de estilos digitales), que se deseen implementar en el banco de información.
*   Reuniones exploratorias con las unidades interesadas.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 5\. Fases del proceso:

1.  Remisión de la solicitud por parte del área interesada mediante correo electrónico.  
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.  
    Tiempo de ejecución: N/A
2.  Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
3.  Elaboración de una propuesta de diseño en patternlab (guía de estilos digitales).  
    A cargo de: diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 5 días.
4.  Reunión de retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
5.  Requerimiento al equipo externo de soporte para la construcción del repositorio en el portal institucional o en uno de los subsitios del multisite de la Universidad.  
    A cargo de: equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: 15 días.
6.  Solicitudes adicionales (si aplican) al equipo externo de soporte para el desarrollo de las características especiales para el repositorio.  
    A cargo de: equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: 5 días.
7.  Implementación del repositorio en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).  
    A cargo de: equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
8.  Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 2 días.
9.  Publicación del repositorio en el entorno de producción del portal o del multisite.  
    A cargo de: equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
10.  Si se publicó en el portal: carga de contenidos por parte de los asistentes del Sitio Web  
     A cargo de: coordinador portal institucional.  
     Tiempo de ejecución: entre 1 y 2 días.
11.  Si se publicó en el multisite: se realizará una sesión de capacitación en el manejo de específico a las personas designadas por el área para la gestión de sus contenidos.  
     A cargo de: coordinador portal institucional.  
     Tiempo de ejecución: 1 hora.
12.  Si se publicó en el multisite: gestión de credenciales de acceso para las personas interesadas.  
     A cargo de: coordinador portal institucional.  
     Tiempo de ejecución: 1 hora.
13.  Remisión de informe al área correspondiente.  
     A cargo de: coordinador portal institucional.  
     Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 5\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.
*   Equipo externo de ingenieros de soporte.

#### 5\. Tiempos del proceso:

  
Entre 15 y 30 días, de acuerdo con la complejidad del blog requerido y las características especiales que requieran desarrollos por parte del equipo de soporte.   

* * *

##### 6\. Publicación de fechas importantes para los programas académicos en el portal institucional (Certificado – Proceso CM-P-007)

**Objetivo:** Publicación de información en la sección “Fechas importantes” de todos los programas académicos de la Universidad (doctorados, maestrías, especializaciones, pregrados y educación continuada) Activación / desactivación del aviso “Inscripciones abiertas”.

**Clientes:** Dirección de Admisiones.

##### Proceso:

* * *

  

#### 6\. Insumos para el proceso:

*   Entrada de información en el formato FCM-19.
*   Reporte de modificación del formato FCM-19 mediante correo electrónico.

#### 6\. Fases del proceso:

1.  Revisión del formato FCM-19 y/o recepción de alerta de modificación por correo electrónico.  
    A cargo de: coordinador portal institucional y/o asistente sitio web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
2.  Modificación y publicación de la información en los campos necesarios.  
    A cargo de: asistente sitio web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
3.  Activación o desactivación de las inscripciones.  
    A cargo de: asistente sitio web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
4.  Notificación automática a la Dirección de Admisiones y a las otras áreas interesadas.  
    A cargo de: asistente sitio web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 6\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Asistentes sitio web.

#### 6\. Tiempos del proceso:

  
Dos horas a partir de la recepción de la notificación del formulario FCM-19.  

* * *

##### 7\. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para el portal institucional

**Objetivo:** Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funciones y mejoras en las siguientes áreas:

*   Experiencia de usuario.
*   Interfaz de usuario.
*   Diseño gráfico.
*   Usabilidad.
*   Accesibilidad.
*   Desempeño (performance).
*   Mejores prácticas.
*   Analítica de flujo de usuarios.

**Clientes:** Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

##### Proceso:

* * *

  

#### 7\. Insumos para el proceso:

*   Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
*   Mockups elaborados por las unidades interesadas.
*   Referentes remitidos por las unidades interesadas.
*   Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 7\. Fases del proceso:

*   Remisión de la solicitud por parte del área interesada mediante correo electrónico.  
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.  
    Tiempo de ejecución: N/A.
*   Evaluación de sus características en términos de:  
    Diseño gráfico,  
    Desarrollo,  
    Actividades complementarias,  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:  
    Diseñadores web.  
    Ingenieros externos de desarrollo.  
    Asistentes de sitio web.  
    Otros profesionales.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).  
    A cargo de: diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte y/o otros profesionales.  
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante.
*   Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: de acuerdo con la complejidad de la solicitud.
*   Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo  
    A cargo de: coordinador portal institucional y diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante.

#### 7\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.
*   Equipo externo de ingenieros de soporte.
*   Otros profesionales.

#### 7\. Tiempos del proceso:

  
Establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento, en concertación con el área interesada.  

* * *

##### 8\. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para el portal institucional

**Objetivo:** Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en el portal institucional reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

**Clientes:** Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

##### Proceso:

* * *

  

#### 8\. Insumos para el proceso:

*   Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Dirección de Comunicaciones.
*   Reporte de la incidencia por correo electrónico.
*   Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

#### 8\. Fases del proceso:

*   Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Trámite de la solución con el equipo involucrado:  
    Diseñador(a) web,  
    Ingenieros externos de desarrollo,  
    Asistentes de sitio web,  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Resolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica  
    A cargo de: diseñador(a) web y/o asistentes de Sitio Web y/o ingenieros externos de desarrollo.  
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 3 días.
*   Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Comunicación de la resolución al área o persona interesada.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 8\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.
*   Asistentes de sitio web.
*   Equipo externo de ingenieros de soporte.

#### 8\. Tiempos del proceso:

  
Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.  

* * *

##### 9\. Diseño y envío del boletín académico semanal por correo electrónico

**Objetivo:** Diseño, implementación HTML y envío mediante correo electrónico del Boletín Académico semanal de la Universidad, dirigido a toda la comunidad externadista.

**Clientes: Dirección de Comunicaciones**.

##### Proceso:

* * *

  

#### 9\. Insumos para el proceso:

*   Matriz de noticias a diagramar en el boletín, con imagen destacada, lead y enlace al portal institucional, creada por el equipo de periodistas de la Dirección de Comunicaciones.
*   Retroalimentación de los periodistas respecto a ajustes menores, edición de textos o inclusión de información de último momento.

#### 9\. Fases del proceso:

*   Revisión de la matriz de noticias.  
    A cargo de: coordinador portal institucional – diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Inclusión de cada una de las noticias en el Boletín, con los recursos gráficos proporcionados por el portal institucional.  
    A cargo de: diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Maquetación HTML y CSS.  
    A cargo de: diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Implementación del envío en la plataforma SUMR.  
    A cargo de: diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Implementación del envío mediante lista de correo electrónico en Outlook.  
    A cargo de: diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Envío del boletín todos los lunes a las 8:00 a.m.  
    A cargo de: diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 9\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.

#### 9\. Tiempos del proceso:

  
cuatro horas a partir de la finalización de la elaboración de la matriz por parte del equipo de periodistas de la Dirección de Comunicaciones.  

* * *

##### 10\. Creación de spots animados (motion graphics) y diseño gráfico

**Objetivo:** Por solicitud de las unidades académicas, administrativas y de apoyo, se lleva a cabo la elaboración de SPOTS cortos animados y/o diseños gráficos para el portal institucional, redes sociales y canal de la Universidad en Youtube.

**Clientes:** Unidades académicas, administrativas y de apoyo.

##### Proceso:

* * *

  

#### 10\. Insumos para el proceso:

*   Textos escritos remitidos por correo electrónico.
*   Mockups elaborados por las unidades interesadas.
*   Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
*   Imágenes de apoyo producidas por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
*   Contenidos audiovisuales de apoyo producidos por las unidades y/o por la Dirección de Comunicaciones.
*   Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 10\. Fases del proceso:

*   Remisión de la solicitud por parte del área interesada, mediante correo electrónico  
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.  
    Tiempo de ejecución: N/A.
*   Evaluación y compilación de los insumos proporcionados y, si es necesario, solicitud de aclaración, adición y/o corrección al área interesada.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Elaboración de una propuesta de diseño y publicación y remisión por correo electrónico.  
    A cargo de: diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 6 días.
*   Retroalimentación con el área e incorporación de sugerencias y/o correcciones.  
    A cargo de: coordinador portal institucional y diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 1 día.
*   Publicación del contenido  
    A cargo de: diseñador(a) gráfico y/o diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Remisión de informe al área correspondiente.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 10\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.
*   Diseñador(a) gráfico.

#### 10\. Tiempos del proceso:

  
Entre un día y una semana, de acuerdo con la complejidad de la solicitud.  

* * *

##### 11\. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para la App Institucional

**Objetivo:** Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funcionalidades y mejoras en las siguientes áreas:

*   Experiencia de usuario.
*   Interfaz de usuario.
*   Diseño gráfico.
*   Usabilidad.
*   Accesibilidad.
*   Desempeño (performance).
*   Mejores prácticas.
*   Analítica de flujo de usuarios.

**Clientes:**Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

##### Proceso:

* * *

  

#### 11\. Insumos para el proceso:

*   Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
*   Mockups elaborados por las unidades interesadas.
*   Referentes de diseño remitidos por las unidades interesadas.
*   Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 11\. Fases del proceso:

*   Remisión de la solicitud por parte del área interesada mediante correo electrónico.  
    A cargo de: unidades académicas, administrativas y de apoyo.  
    Tiempo de ejecución: N/A
*   Evaluación de sus características en términos de:  
    Diseño gráfico.  
    Desarrollo.  
    Actividades complementarias.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora
*   División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:  
    Diseñadores web.  
    Ingenieros externos de desarrollo.  
    Otros profesionales.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co).  
    A cargo de: equipo externo de soporte y/o diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante.
*   Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: de acuerdo con la complejidad de la solicitud.
*   Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo.  
    A cargo de: equipo externo de soporte y/o diseñador(a) web.  
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante.

#### 11\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.
*   Equipo externo de ingenieros de soporte.
*   Otros profesionales.

#### 11\. Tiempos del proceso:

  
Establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento en concertación con el área interesada.  

* * *

##### 12\. Soporte técnico y gestión de incidencias en la App Institucional

**Objetivo:** Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en la App Institucional reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

**Clientes:**Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

##### Proceso:

* * *

  

#### 12\. Insumos para el proceso:

*   Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Dirección de Comunicaciones.
*   Reporte de la incidencia por correo electrónico.
*   Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

#### 12\. Fases del proceso:

*   Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Trámite de la solución con el equipo involucrado:  
    Diseñadores web.  
    Ingenieros externos de desarrollo.  
    Otros profesionales.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Resolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica.  
    A cargo de: diseñador(a) web y/o ingenieros externos de desarrollo.  
    Tiempo de ejecución: entre 1 y 3 días.
*   Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Comunicación de la resolución al área o persona interesada.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 12\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Equipo externo de ingenieros de soporte.
*   Otros profesionales.

#### 12\. Tiempos del proceso:

  
Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.  

* * *

##### 13\. Nuevos desarrollos, funcionalidades y mejora continua para los blogs (subsitios)

**Objetivo:** Implementar los requerimientos de todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo de la Universidad, y los que sean identificados al interior del equipo de la Coordinación, en relación con nuevas funcionalidades y mejoras en las siguientes áreas:

*   Experiencia de usuario.
*   Interfaz de usuario.
*   Diseño gráfico.
*   Usabilidad.
*   Accesibilidad.
*   Desempeño (performance).
*   Mejores prácticas.
*   Analítica de flujo de usuarios.

**Clientes:** Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

##### Proceso:

* * *

  

#### 13\. Insumos para el proceso:

*   Requerimiento detallado por parte de las áreas interesadas.
*   Mockups elaborados por las unidades interesadas.
*   Referentes remitidos por las unidades interesadas.
*   Reuniones exploratorias con las unidades interesadas y/o entidades o personas externas a la Universidad.

Nota: Los insumos que no hayan sido creados por la Universidad deberán estar sujetos a la [jurisprudencia y normatividad colombiana sobre derechos de autor](https://registroenlinea.gov.co/Intrane1/jurisprudencia/listado.asp).

#### 13\. Fases del proceso:

*   Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Evaluación de sus características en términos de:  
    Diseño gráfico.  
    Desarrollo.  
    Actividades complementarias.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   División de actividades entre los equipos involucrados, de acuerdo con la evaluación:  
    Diseñadores web.  
    Ingenieros externos de desarrollo.  
    Otros profesionales.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno de pruebas (beta.uexternado.edu.co)  
    A cargo de: diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte y/o otros profesionales  
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante
*   Pruebas, verificación y retroalimentación al equipo de soporte externo.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: de acuerdo con la complejidad de la solicitud
*   Implementación del desarrollo, funcionalidad o mejora en el entorno productivo.  
    A cargo de: coordinador portal institucional y diseñador(a) web y/o equipo externo de soporte.  
    Tiempo de ejecución: concertado con el área solicitante

#### 13\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Diseñador(a) web.
*   Equipo externo de ingenieros de soporte.
*   Otros profesionales.

#### 13\. Tiempos del proceso:

  
Establecidos de acuerdo con la evaluación del requerimiento en concertación con el área interesada.  

* * *

##### 14\. Soporte técnico y gestión de incidencias en los subsitios (blogs)

**Objetivo:** Resolver de manera adecuada las incidencias y reportes de inconsistencias en los subsitios, reportadas por las diferentes áreas de la Universidad.

**Clientes:** Todas las unidades académicas, administrativas y de apoyo.

##### Proceso:

* * *

  

#### 14\. Insumos para el proceso:

*   Reporte verbal de la incidencia por parte de la Alta Dirección o el equipo de la Dirección de Comunicaciones.
*   Reporte de la incidencia por correo electrónico.
*   Reporte de la incidencia mediante la herramienta Proactivanet.

#### 14\. Fases del proceso:

*   Recepción de la incidencia y valoración de su prioridad.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Trámite de la solución con el equipo involucrado:  
    Diseñadores web.  
    Ingenieros externos de desarrollo.  
    Otros profesionales.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

Resolución de la incidencia en el entorno de pruebas o en producción, si aplica.  
A cargo de: diseñador(a) web y/o asistentes de sitio web y/o ingenieros externos de desarrollo.  
Tiempo de ejecución: entre 1 y 3 días.

*   Evaluación de la resolución o retroalimentación al equipo asignado.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.
*   Comunicación de la resolución al área o persona interesada.  
    A cargo de: coordinador portal institucional.  
    Tiempo de ejecución: 1 hora.

#### 14\. Involucrados en el proceso:

*   Coordinador portal institucional.
*   Equipo externo de ingenieros de soporte.
*   Otros profesionales.

#### 14\. Tiempos del proceso:

  
Establecidos de acuerdo con la evaluación de la incidencia.  

* * *