Servicios de Apoyo
La Jefatura de Servicios de Apoyo presta soporte y acompañamiento a todas las actividades de carácter académico y administrativo que lo requieran, dentro del marco de la operación de la universidad.
Nuestro personal se encuentra capacitado y entrenado para brindar la mejor experiencia a las diferentes unidades, enfocando sus esfuerzos en la atención de los servicios de: audiovisuales, gestión documental, traslados de activos y materiales, apoyo logístico, servicios de cafetería en oficinas, servicios menores, correspondencia y atención del conmutador.
Nuestro departamento es el encargado de prestar los siguientes servicios:
Coordinación de Audiovisuales
servicioaudiovisual@uexternado.edu.co
Teléfono 601 341 99 00 extensión: 3103,3105 y 3100
Asistencia Técnica Audiovisual: 018000954442
Servicio de préstamo y puesta en funcionamiento de equipos audiovisuales como video proyectores, computadores portátiles, amplificadores de sonido y micrófonos
Horario de atención: lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.
Grabación con cámara FULL HD y edición no lineal de videos para eventos y actividades académicas y administrativas de la Universidad.
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.
Contratación de servicios de traducción simultánea con proveedores homologados por la Universidad.
Solución de problemas técnicos como fallas, conexión de corriente, datos, video o sonido que puedan presentar los equipos audiovisuales.
Horario de atención: lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.
Apoyo técnico audiovisual para la realización de eventos.
Horario de atención: Lunes a viernes 6:30 a.m. a 10.00 p.m. y sábados 6:30 a.m. a 2:00 p.m.
Coordinación de Servicios
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.
serviciotraslados@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3104, 3108 y 3111
Préstamo de mobiliario
Préstamo de muebles y elementos (mesas, sillas, porta afiches, paneles de exhibición, entre otros), para los diferentes eventos organizados en la Universidad
Traslado de activos fijos y material académico y/o administrativo
Movimiento de material académico y administrativo, muebles y enseres, equipos de cómputo y otros requeridos para la operación de la Universidad.
Préstamo de personal para apoyo logístico
Apoyo logístico para diferentes actividades académicas y administrativas (alistamientos, empaques, etc.) teniendo en cuenta las normas y protocolos establecidos para tal fin.
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m.
serviciologistico@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3110, 3108 y 3111
Asesoría y apoyo en la logística de actividades académicos y administrativos
Asesoría y apoyo logístico en las actividades organizadas por las diferentes unidades académicas y administrativas.
Horario de atención: lunes a viernes 8:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados 8:00 a.m. a 11:00 a.m.
serviciosmenores@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3112, 3108 y 3111
Acarreos
Servicio de transporte de elementos en general que requieren trasporte en vehículo de carga contratado con terceros.
Alquiler de mobiliario
Servicio de alquiler de elementos para eventos como: Pantallas de video, Cámara de humo, carpas, tarimas, luz, separadores de fila, Salas, entre otros. El servicio de alquiler se presta cuando el mobiliario requerido no se encuentra dentro del catálogo de préstamo de mobiliario de la Universidad.
Mantenimiento de equipos menores
Servicio externo de mantenimiento para Radios Intercomunicadores, Reloj de Correspondencia, Grecas, filtros de Agua, máquina de escribir, lavado, entre otros.
Arreglos florales
Compra de arreglos florales para decoración de eventos de la Universidad (Ceremonias de grados, conferencias, conmemoraciones, entre otros).
Arreglos florales y bonos fúnebres
Compra de arreglos florales y bonos fúnebres por fallecimiento de trabajadores o familiares. Este servicio se presta únicamente por solicitud de la Dirección de Talento Humano.
Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados de 7:00am a 12:00m
servicioapoyo@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3111
Recibir y transferir llamadas entrantes. Brindar información general para usuarios que llaman a la Universidad.
Horario de atención: lunes a viernes 7:00 a.m. a 5.30 p.m. y sábados de 7:00am a 2:00pm
servicioapoyo@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3108, 3104 y 3111
Preparación de bebidas calientes para atención a trabajadores en 22 cafeterías ubicadas en los diferentes edificios de la Universidad.
Coordinación de Gestión Documental
Horario de atención: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5.00 p.m. – Jornada Continua. Edificio G
correspondencia@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 4263 y 4261
La Oficina de Correspondencia tiene a cargo la centralización de las comunicaciones oficiales físicas, cajas y paquetes que ingresan a la Universidad por parte de terceros, mediante los procesos de recepción, verificación, radicación, registro y distribución. Así mismo, de gestionar el envío de documentos, cajas y paquetes a nivel local, nacional e internacional, solicitados por las diferentes áreas.
- Recepción y radicación de comunicaciones oficiales físicas, facturas electrónicas, cajas y paquetes.
- Distribución al interior de la Universidad de las comunicaciones oficiales, cajas y paquetes.
- Envíos a nivel local, nacional e internacional de documentos, cajas y paquetes.
- Recolección de documentos, cajas y paquetes a nivel Bogotá y nacional.
- Cotización costo de envíos a nivel local, nacional e internacional.
- Apoyo en el empaque y embalaje de documentos, cajas y paquetes.
- Atención de consultas sobre los servicios de correspondencia solicitados por las facultades, unidades académicas, unidades de apoyo académico y unidades de apoyo administrativo.
Horario de atención: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5.00 p.m.
gestiondocumental@uexternado.edu.co
Teléfono: 601 341 99 00 extensión: 3109 – 3114 – 3113.
La Coordinación de Gestión Documental es la encargada de definir las políticas, lineamientos e instrumentos archivísticos que buscan la protección, conservación y preservación de la memoria institucional de la Universidad, con base en la aplicación de normas técnicas tendientes a la administración de los archivos físicos y electrónicos.
- Transferencias documentales.
- Recuperación de documentos.
- Devolución de documentos.
- Suministro de cajas.
- Soporte funcional SW GD.
- Devolución de cajas.
- Capacitación en temas de Gestión Documental.
- Desarchivo.
- Suministro de información en inventario documental.
- Liderar proyectos de Gestión Documental.
Equipo de trabajo
Adriana Gayón Ramírez
Jefe Servicios de Apoyo
Daniela Rodríguez Espitia
Coordinador de Servicios de Apoyo
Javier Orlando Zambrano Russy
Coordinador Audiovisual
Luis Alfonso Cortés Romero
Coordinador de Gestión Documental
Erika Estefanía Durán Mahecha
Supervisor Correspondencia
Luis Felipe Patiño Reyes
Auxiliar Administrativo