Planes de Emergencias
Notas"DESARROLLO DE UN PLAN DE EMERGENCIA"
Guías y Notas -
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* Guía y Nota Técnica para sesion 1:
Programa de Estudios: Desarrollo de un Plan de Emergencia. : Preparacion ante Emergencias y las políticas institucionales. -Guía de EnseñanzaPrimera sesión - PDF
Introducción a Preparaciones ante Emergencias y Políticas institucionales.
Nota tecnica - PDF
* Guía y Nota Técnica para sesion 2:
Programa de Estudios: Desarrollo de un Plan de Emergencia. Guía de Enseñanza
Segunda sesión – Organización del Personal Durante una Emergencia - PDFOrganización del Personal durante una Emergencia
Nota Técnica - PDF
* Guía y Nota Técnica para sesion 3:
Programa de Estudios: Desarrollo de un Plan de Emergencia. – Comunicaciones de Emergencia y Problemas Logísticos
Guía de Enseñanza Tercera sesión - PDFComunicaciones de Emergencia y Problemas Logísticos
Nota Técnica - PDF
* Guía y Nota Técnica para sesion 4:
Programa de Estudios: Desarrollo de un Plan de Emergencia. – Capacitación del Personal para Responder ante una Emergencia - Guía de Enseñanza Cuarta sesión - PDF
Capacitación del Personal para Responder ante una Emergencia
Nota Técnica - PDF
* Guía y Nota Técnica para sesion 5:
Programa de Estudios: Desarrollo de un Plan de Emergencia. – Poniendo a Prueba el Plan de Emergencia
Guía de Enseñanza Quinta sesión - PDFPoniendo a prueba el Plan de Emergencia
Nota T écnica - PDF
* Guía y Nota Técnica para sesion 6:
Programa de Estudios: Desarrollo de un Plan de Emergencia. – Superando Obstáculos Institucionales en el Proceso de Planificación de Emergencia
Guía de Enseñanza Sexta sesión - PDFSuperando Obstáculos Institucionales en el Proceso de Planificación de Emergencia
Nota Técnica - PDF
* Guía y Nota Técnica para sesion 1:
Programa de Estudios:
Desarrollo de un Plan de Emergencia. Guía de EnseñanzaPrimera sesión: Preparacion ante Emergencias y las políticas institucionales.
Instructor principal: Wilbur Faulk
Otro/a (s) instructor/a(s):Descripción de la sesión: Durante esta sesión los participantes conocerán qué es un plan de emergencia, su importancia y proceso de creación. También se incluirán algunos elementos de las políticas institucionales que probablemente estén involucrados en el proceso, comenzando por la necesidad de tener un organigrama para responder ante emergencias. Esta sesión es la piedra angular del proceso de planificación.
Objetivos del aprendizaje:
Como resultado de esta sesión los participantes deberían:
* Comprender los principales aspectos de las políticas institucionales que pueden dificultar la formulación de un plan de emergencia.
* Conocer la definición de un plan de emergencia, sus componentes y la importancia de incluir representantes de todos los departamentos en el comité que lo creará y pondrá en práctica.
* Reconocer la importancia de llevar a cabo una evaluación de riesgos o análisis de vulnerabilidades antes de crear un plan de emergencia y estar capacitado para coordinar dicha investigación.
* Estar en condiciones de afrontar la coordinación del proceso de creación de un plan de emergencia con miembros claves de su organización.
* Conocer la terminología básica que se usa en situaciones de emergencia y comenzar a usar dichos términos durante la sesión y en sus actividades futuras.Sugerencias para trabajos previos:
Antes de asistir al taller, los participantes deben realizar algunas de las actividades que se indican a continuación:
1. Leer los capítulos correspondientes indicados en la bibliografía de consulta (véase más adelante).
2. Traer información acerca del tamaño, tipo y estructura actual de su organización.
3. Prepararse para comentar acerca de los elementos de las políticas de la institución u otros que pueden dificultar una respuesta oportuna en una situación de emergencia grave.
4. Buscar personas en su institución o en otras entidades de la zona que se enfrenten a problemas similares de preparación para emergencias o que estén interesados en trabajar sobre este tema.
5. Traer folletos pertinentes de entidades de la zona y/o publicaciones referentes a este tema.Sugerencias para trabajos posteriores:
Después de haber finalizado el taller, considere solicitar a los participantes que:
1. Trabajen con colegas de su propia institución y comiencen a crear un organigrama básico para emergencias que refleje el orden jerárquico correspondiente.
2. Preparen una lista de las políticas institucionales que están relacionados con las emergencias que podría enfrentar la organización y comiencen a buscar una forma de afrontarlas.
3. Formen un pequeño equipo de colegas para llevar a cabo una evaluación de los riesgos de su institución y con esa información confeccionen una lista de riesgos y vulnerabilidades en orden de prioridad.
4. Establezcan y mantengan relaciones de trabajo con el departamento de bomberos de la zona y autoridades de la Cruz Roja. Infórmenles acerca de la iniciativa de crear un plan de emergencia y soliciten su colaboración.Material a ser entregado:
* Ejemplo de Organigrama(s) de Respuesta ante Emergencias
* Ejemplo de evaluación de riesgos para entidades culturales
* Ejemplo de Procedimientos de Emergencia para el Personal
* Terminología de Situaciones de EmergenciaBibliografía de consulta
Building an Emergency Plan, A Guide for Museums and Other Cultural Institutions, Autoras: Valerie Dorge y Sharon L. Jones; capítulo 2
Museum Security and Protection, A Handbook for Cultural Institutions, Autor: ICOM y el International Committee on Museum Security; capítulo 12
Metodología:
El tema de esta sesión se puede cubrir a través de:
* Presentación
* Debate en grupos
* Material a ser entregado
* DiapositivasALGUNAS SUGERENCIAS Y PREGUNTAS QUE SE PUEDEN PLANTEAR DURANTE LA SESIÓN:
En una entidad cultural, ¿Cuáles son las tres prioridades más importantes en una emergencia grave que ocurre de manera repentina e inesperada?
Sugerencia: Es importante destacar la necesidad de establecer prioridades para la creación y puesta en práctica de un plan de emergencia. Decidir cuáles objetos son más “valiosos” que otros, constituye una tarea difícil, porque pueden surgir puntos de vista muy discrepantes. Los participantes deben estar preparados y tener presente la posibilidad de ese tipo de dificultad cuando regresen a sus trabajos.
¿En una catástrofe regional: Qué es más importante, la situación en el trabajo o la situación en sus hogares?
¿Es mejor capacitar al personal para extinguir un fuego menor o mover un objeto que corre riesgo?
Sugerencia: La respuesta a esta última pregunta probablemente se decida basándose en la experiencia y criterios de cada persona. Si bien no existe una respuesta “correcta”, al contar con el tiempo y dinero para una sola sesión de capacitación formal, se podría argumentar que debería elegirse la capacitación del personal en el uso de un extintor de fuego; ese conocimiento podría evitar o prevenir que alguien sufra lesiones o que las colecciones se dañen. Es preferible controlar el fuego en lugar de mover objetos y reparar daños.
¿Cómo definirían un plan de emergencia? ¿Cuáles son sus componentes principales y cómo se conectan? ¿Es esencial contar con todos los componentes para que el plan sea eficaz?
¿Cuál sería su consejo si uno o dos de los colegas en su museo le preguntarán si deberían preparar un plan y distribuírselo al personal? ¿Cuáles serían las ventajas y desventajas al proceder así?
Definan las diferencias entre prevención, preparación, respuesta y recuperación ante una emergencia.
Sugerencia: Un paso importante en el proceso de planificación para emergencias es entender el lenguaje que usan los profesionales en este campo. La lista de términos que se emplean en este curso no cubre todos los aspectos a los que se enfrentarán los participantes, pero les dará un punto de partida. Se debería solicitar a los participantes que actualicen esta lista a medida que tengan reuniones con planificadores nacionales y regionales y que sigan investigando este tema por Internet.
Es una buena idea alentar a los participantes a seguir ampliando su lista de términos. El campo de la preparación ante emergencias es dinámico y se espera que adquiera más importancia en los próximos años.
EJERCICIO PRÁCTICO:
Una pregunta que se suscita muy a menudo es, ¿el personal debería portar credenciales para que la policía y el personal del departamento de bomberos les permitan ingresar en la zona de la catástrofe? Como instructor quizás desee considerar la posibilidad de proporcionar muestras de credenciales e información básica acerca de cómo hacerlas de manera sencilla y económica. Hable con los participantes y si su institución las adopta, tendrá que supervisar la emisión de las credenciales y recuperarlas cuando un empleado renuncie a su trabajo.
Introducción a Preparaciones ante Emergencias y Políticas institucionales.
Nota Técnica
Autor: Wilbur FaulkComprender que algunas políticas básicas pueden ofrecer dificultades a la institución cuando se formula un plan de emergencia
El tema de las preparaciones ante emergencias es muy emocional. En general, la mayoría de las personas no quieren pensar en catástrofes y si se añade la necesidad de ubicar a nuestras familias y las expectativas de nuestros empleadores en un orden de prioridad, se vuelve aún más difícil. Al formular un plan de emergencia debemos recordar que salvar vidas debe ser la primera prioridad y que la propiedad está en segundo lugar. No obstante, debido a que somos responsables por nuestro patrimonio cultural, muchos profesionales de nuestras entidades culturales valoran más las colecciones que la vida misma. Esta situación se tiene que entender y de este importante criterio se debe discutir con el personal.
Algunas de las preguntas que Uds. y su institución tendrán que plantearse son:
¿El personal entiende la política de liderazgo de la institución con respecto a situaciones que puedan surgir durante una emergencia?
¿Se entiende claramente cómo asignarle prioridad a la posibilidad de pérdida de vidas humanas vs. pérdida de colecciones valiosas?
¿ El personal sabe cuáles serán las principales prioridades en caso de una emergencia grave e inesperada?
¿Qué es más importante durante una catástrofe regional: la situación en el trabajo o en el hogar?
Resulta difícil predecir el momento para activar un plan de emergencia. No obstante, el personal tendrá una idea acerca de cómo tomar ese tipo de decisiones en el marco de reuniones informales en las que se considere una lista de posibles emergencias. Algunos ejemplos podrían incluir: 1, una filtración menor de agua; 2, un incendio en una estructura adyacente a la institución; 3, un terremoto en una ciudad a 80 kms. de distancia que cause un daño menor al edificio y 4, una tormenta con un pronóstico de vientos muy fuertes durante un fin de semana festivo de 3 días.
Es importante crear un sistema “flexible” con respecto al lugar en el que se reunirán los líderes, ya sea durante o después de una emergencia. Debería formularse un plan secundario con antelación; porque, dependiendo de las circunstancias, es posible que el grupo tenga que dirigirse a un lugar secundario o alternativo. Cada empleado que esté en condiciones de formar parte del equipo de líderes para casos de emergencia debería conocer los puntos de reunión principales y secundarios. Este es otro ejemplo sobre la importancia de incluir a todos los miembros de los equipos en el proceso de toma de decisiones.
Cuando su institución formule su plan tiene que plantearse en qué momento de la fase de respuesta ante una emergencia es aceptable –desde el punto de vista legal y ético- que se envíe personal a un edificio o se le permita el ingreso a un edificio inestable. Cada entidad deberá resolver dichos planteamientos legales individualmente. Es importante tener por lo menos una idea de la postura del gobierno sobre casos como, enviar personal a un edificio que no ha sido inspeccionado por un ingeniero en estructuras y que puede estar inestable. El tema ético es uno de los más importantes que puede surgir cuando la institución se encuentre en una situación de gravedad. Sin embargo, añadir este tipo de preguntas a una larga lista de criterios que se puedan mencionar en las reuniones de planificación pertinentes, tiende a esclarecer aún más la importancia de tomar decisiones de esta índole durante una catástrofe de gran envergadura.
La gente a veces se pregunta si existe la posibilidad de obtener subvenciones o asistencia económica para proyectos de preparación ante emergencias. Se supone a menudo que las probabilidades de que una entidad subvencione tales proyectos son mínimas. Sin embargo, existen muchas fuentes de dinero públicas y privadas y con frecuencia no se solicita las contribuciones necesarias. En otras palabras, la persona que está preparando la petición de subvenciones para una institución debería investigar todas las posibilidades. Las empresas del lugar constituyen otra fuente de posibles subsidios, especialmente cuando se trata de compañías internacionales que cuentan con emplazamientos importantes en la región. Mediante una buena presentación, el tema de las catástrofes, especialmente cuando se refiere a las entidades culturales, puede ser irresistible y podría sorprender cuántos fondos están disponibles.
Entender cómo se define un plan de emergencia, cuáles son sus componentes y saber por qué es importante incluir a los representantes de todos los departamentos en el comité que creará y pondrá en práctica el plan
Un plan de emergencia eficaz es simplemente una guía. Los cinco componentes de un plan básico de emergencia son:
1. Un organigrama del personal que indique el orden jerárquico.
2. Listas de verificación de tareas para cada puesto.
3. Un plan de comunicación para emergencias.
4. Una lista de materiales y equipamiento de emergencia y dónde hallarlos.
5. Hojas de datos que son útiles cuando se utilizan materiales y equipamiento.Los primeros dos componentes ayudan en la organización del personal. El tercero explica cómo comunicarse con las personas indispensables para responder ante una emergencia. El cuarto componente señala la ubicación de los materiales y equipamiento que se necesitan y el quinto ofrece orientación para la utilización de los materiales y equipamiento.
Organización del personal: La parte más importante de un plan de emergencia es entender la organización básica del personal. ¿Quién hace qué cosa? ¿Conoce el personal a la persona que estaría a cargo de una emergencia o catástrofe? ¿Qué pasa si esa persona no está disponible? Estas preguntas se tienen que formular con respecto a quién estará “a cargo” de la emergencia en su totalidad y en cada sector importante de responsabilidad. Los seres humanos se desempeñan mejor cuando tienen una idea de lo que se espera de ellos. Por eso, aunque sólo sea un resumen de instrucciones, éste les dará mayor confianza.
Listas de verificación de tareas: Después de crear un organigrama para situaciones de emergencia, deberían formularse listas de verificación para cada jerarquía de responsabilidad. Si bien las primeras personas que figuran en la lista, en cada campo de responsabilidad, probablemente recuerden la mayor parte de las instrucciones, es menos probable que lo recuerden los empleados que siguen en el orden de la lista. Sería una solución que los miembros de cada orden jerárquico tuvieran una serie de reuniones (sesiones de intercambio de ideas) en las que se hablaran de las diversas situaciones hipotéticas que se podrían ocurrir en cada tipo de emergencia. Tal vez sea necesario confeccionar una lista de tareas como recordatorio para la persona responsable.
Comunicaciones de emergencia: La comunicación es uno de los cinco componentes importantes de un plan de emergencia. Es esencial que en una emergencia, el personal de la plana mayor de la institución, sepa cómo ponerse en contacto con los empleados que no se encuentran en el lugar de trabajo. La institución debería establecer un método para ubicar al personal crítico que no se encuentre en el lugar de trabajo al producirse la emergencia para darle instrucciones acerca de lo que se tiene que hacer. Sería útil contar con una hoja de números telefónicos y mantenerla actualizada. Las comunicaciones en situaciones de emergencia constituyen un elemento sencillo y eficaz para llevar a cabo simulacros o ejercicios. Por ejemplo: la institución podría designar a una persona que llame al personal o algunos empleados de cierto departamento (s) por teléfono en la noche, después que se hayan retirado a sus casas. A cada persona se le informaría que se trata de un “ejercicio de emergencia” y se le preguntaría si él o ella podrían regresar a la institución en caso de que se tratara de una emergencia real. De ser así, ¿cuánto tiempo tardarían en volver? Quizás sorprenda la cantidad de mensajes de contestadores telefónicos, números equivocados o llamadas sin respuesta que se obtenga. El resultado puede ser una lección importante acerca de la necesidad de contar con información que ayude a ponerse en contacto con los empleados en sus casas.
cuentan con gran parte de los materiales y equipamiento que se necesitarían en una emergencia.
Materiales y equipamiento de emergencia: La mayoría de los museos o entidades culturales a, como rollos de plástico, ventiladores portátiles, linternas, etc. El problema consiste en recordar qué tenemos y dónde se encuentran. Es relativamente fácil (y no cuesta nada) preparar un inventario de lo que se tiene, indicando dónde están almacenados generalmente esos materiales. Si bien algunos materiales pueden haber sido reubicados o usados, el personal estará más dispuesto a mantener y almacenar los materiales en el lugar previsto para las necesidades de una emergencia,.
Hojas de datos: Las situaciones de emergencia tienden a sacar a la luz lo mejor y lo peor de las personas, especialmente cuando un evento repentino e inesperado causa un impacto considerable en su entorno, lo que puede afectar la memoria de la persona, interfiriendo aún en las tareas más habituales. Una forma de resolver esa situación es, crear una lista de aquellas funciones o tareas que el personal de una institución tiene que llevar a cabo durante una emergencia. La persona con más experiencia en cada tarea debería entonces escribir instrucciones simples y breves para su ejecución. Dichas instrucciones se guardarían junto o cerca de los respectivos materiales, equipamiento, válvulas de conexión, etc. Las copias de las instrucciones se colocarían en los bolsos de emergencia de los respectivos líderes de los grupos para una rápida asignación de tareas. La meta principal es completar rápidamente las tareas de emergencia. Las hojas de datos para tareas de emergencia pueden asegurar a los empleados que tendrán éxito cuando se les pida que realicen una acción que podrían haber olvidado cómo hacerla. Ante la duda, es mejor crear más hojas de datos que menos; su confección no cuesta dinero y el esfuerzo será valioso si se necesitaran en algún momento.
Los planes de emergencia más eficaces son aquellos que los empleados sienten que les “pertenecen”. Cuando los empleados ayudan en la creación de algo nuevo, quieren que sea lo mejor posible. Es importante incluir a delegados del personal que representen puntos de vista diferentes, ya que si sólo el personal encargado de los visitantes y empleados escribiera el plan de emergencia, el personal asignado a las colecciones podría pensar que se omitieron los aspectos que les conciernen a ellos, etc. Cuando se habla de crear un “plan de emergencia” la gente, a menudo se siente intimidada, pues piensa que debe ser algo más complicado que lo que es en realidad. No obstante, aunque el plan no se hubiera completado en su totalidad, los componentes creados pueden ser un aporte para una respuesta eficaz ante una emergencia.
El objetivo principal de la institución debería ser la discusión sobre cada uno de los cinco componentes, luego, la capacitación del personal y por último, llevar a cabo simulacros de situaciones de emergencia o ejercicios para poner a prueba el plan y averiguar si funciona como se esperaba. De no ser así, se deberían efectuar los cambios necesarios.
Reconocer la importancia de llevar a cabo una evaluación de riesgos y un análisis de vulnerabilidades antes de crear un plan de emergencia y estar en condiciones de coordinar dicha investigación
Es muy importante llevar a cabo evaluaciones de riesgos y análisis de vulnerabilidades ya que proporcionarán suficiente información para detectar posibles eventos naturales o causados por el hombre que puedan afectar a la institución. El proceso de realizar una evaluación de riesgos no es difícil; el aspecto más importante es, qué se hace con la información, una vez que se han detectado los riesgos.
Pregúntese:
El personal de la plana mayor¿Comprende cuales riesgos y vulnerabilidades están relacionados con situaciones de emergencias o catástrofes para la entidad, el personal, los visitantes y las colecciones?
Los riesgos en cuestión ¿se presentan únicamente en la institución o existen vecinos que se enfrentan a muchos de los mismos riesgos? ¿Se pueden reducir algunos riesgos? ¿Qué sucederá si algunos de los riesgos son inevitables?
Si la institución se encuentra en una zona propensa a catástrofes naturales como terremotos, inundaciones, volcanes, etc. podría parecer que no se puede hacer nada para reducir los riesgos. Sin embargo, no es cierto. Se pueden tomar muchas medidas con anticipación para reducir el riesgo que corre la vida humana y/o los bienes o bien, preparar la institución para que responda rápida y eficazmente en caso de que suceda una catástrofe de ese tipo. Las dependencias gubernamentales de la zona a menudo cuentan con mucha información sobre riesgos, especialmente en lo que se refiere a inundaciones anteriores y otras catástrofes naturales. Internet es una buena herramienta para obtener información sobre el tema.
Afrontar el desarrollo de un plan de emergencia con miembros claves de la institución
Comenzar el proceso de desarrollar un plan de emergencia es una decisión importante que requiere aceptación por parte del personal de la plana mayor y otras personas claves para la concreción de la tarea. El director –obviamente- debería estar muy compenetrado con el proceso de planificación. No obstante, en la mayoría de los casos el director debería delegar la función de supervisión del proceso a un empleado con la suficiente jerarquía para que tenga autoridad y las acciones se realicen; pero que no ocupe un puesto jerárquico tal que no pueda dedicar al proceso la planificación de emergencias el tiempo necesario, por tener demasiadas responsabilidades importantes. Quizás otras instituciones en la región ya hayan pasado por este proceso. De ser así, su experiencia puede aportar varias lecciones. La búsqueda no debería quedar limitada sólo a entidades culturales ya que los conceptos y las prácticas son muy similares para la mayoría de las empresas. Si existieran varias entidades más, valdría la pena tratar de que los representantes de cada una se reunieran con frecuencia para tomar un café y seguir exigiéndose mutuamente, comparando ideas y soluciones continuamente.
Es importante destacar que las autoridades en el rubro de catástrofes, ya sean públicas o privadas, están sumamente ocupadas y que es poco probable que ellos provoquen un acercamiento hacia las entidades culturales. Por lo tanto, es esencial que las instituciones culturales tomen medidas preventivas y busquen a las personas que pueden ayudar – ¡Las necesitamos más a ellas que viceversa! Los líderes tienen que convertirse en personas que aboguen por la planificación para emergencias si quieren atraer la atención y recibir asistencia adicional en este campo. Por ejemplo, suponiendo que ningún empleado de la institución conozca personal del departamento de bomberos, la Cruz Roja o de alguna de las oficinas de la zona o región que responden a catástrofes, es importante encontrar a alguien que tenga un contacto y promover esa relación.
Es probable que a muchas entidades públicas se les exija contar con algún plan de emergencia. Sin embargo, esos planes a menudo se formulan sólo para guardar las apariencias. Por lo tanto, quizás valga la pena un acercamiento al sector privado para ver qué tipos de organismos o asociaciones comerciales se encuentran al alcance. Sugiérale a los participantes que asistan a alguna de las juntas más importantes y hagan preguntas sobre planes para catástrofes - esto puede tener como resultado que se obtengan buenos contactos.
En algún momento quizás se solicite a su institución que comparta su plan con otros museos y entidades culturales. Se podría refutar, sin lugar a dudas, que el plan debe ser privado dado que puede incluir información confidencial. Sin embargo, eliminándose los datos confidenciales –por ejemplo, números de teléfono privados, ubicación de los servicios críticos y las válvulas de conexión, etc.- puede ganarse mucho si se comparten los planes (y recursos) con colegas de la zona. Un intercambio de información sobre este tema puede desatar un efecto de “alud” muy positivo. De la evaluación de riesgos y del análisis de vulnerabilidades de la institución surgirán muchas soluciones. Al compartir el plan con otros colegas, se podrán comparar las maneras en que cada entidad evaluó sus riesgos y los pasos que está dando para mitigar posibles lesiones o daños.
Cuando una entidad se plantee quién debería participar en la creación del plan, quizás surja la pregunta si debieran ser los empleados con más experiencia o los más entusiastas. Esta es una buena pregunta y la respuesta puede variar según la institución. Lo ideal sería que las personas con mayor experiencia estuvieran a cargo del proceso. Sin embargo, a veces ese personal se ha vuelto cínico y preferiría no realizar ningún cambio importante acerca de cómo se hacen las cosas. Por lo tanto, es importante considerar la motivación y el entusiasmo, además de la experiencia.
La terminología es un aspecto muy importante del proceso de planificación. Es esencial que los empleados que participen en dicho proceso comprendan los términos que usan los profesionales en el campo de la planificación para emergencias. Las cuatro fases de la planificación para emergencias son: prevención, preparación, respuesta y recuperación. La gente a menudo confunde estas cuatro fases, por lo que es muy importante que todos los participantes del proceso conozcan las diferencias.
Guía y Nota Técnica para sesion 2:
Programa de Estudios: Desarrollo de un Plan de Emergencia. Guía de Enseñanza
Segunda sesión – Organización del Personal Durante una Emergencia
Instructor principal: Wilbur FaulkOtro/a(s) instructor/a(s):
Descripción de la sesión: Esta sesión ofrecerá a los participantes un panorama general acerca de la importancia de un organigrama para emergencias, herramienta que pone en evidencia quién estará a cargo de la respuesta ante una emergencia y quién será responsable por cada jerarquía principal de responsabilidad (es decir, los equipos de respuesta). La sesión también hará énfasis en la necesidad de crear un orden de dependencia para cada jerarquía de responsabilidad. Estos conceptos son clave para manejar una situación de emergencia.
Objetivos del aprendizaje:
Como resultado de esta sesión los participantes deberían:
* Reconocer y explicar la importancia de tener un organigrama para las emergencias.
* Entender el contenido y el proceso de crear “listas de verificación”, incluyendo en el organigrama las que corresponden a cada equipo.Sugerencias para trabajos previos:
Antes de asistir al taller, los participantes deben realizar algunas de las actividades que se indican a continuación:
1. Leer los capítulos correspondientes que se indican en la bibliografía de consulta.
2. Reflexionar acerca del tipo de responsabilidades y tareas que se puedan requerir durante situaciones de emergencia en su institución y qué ejecutivos/empleados podrían llevarlas a cabo.
3. Considerar las dificultades de organización que pueden surgir durante diversas emergencias en sus instituciones.Sugerencias para trabajos posteriores:
Después de haber finalizado el taller, considere solicitar a los participantes que:
1. Trabajen con colegas para completar el organigrama para las emergencias para cada jerarquía principal de responsabilidad que se comenzó a preparar durante la etapa de ‘trabajos posteriores’ a la primera sesión. El organigrama debería incluir el orden jerárquico.
2. Los “jefes de los equipos” del organigrama, asignen a cada equipo el rol de formular las responsabilidades y tareas que dicho equipo quizás tenga que asumir durante una emergencia.
3. Formulen “listas de verificación” para situaciones de emergencia en cada equipo incluido en el organigrama.Material a ser entregado:
* Ejemplos de Organigramas para organizaciones de diversos tamaños
* Ejemplos de listas de verificación para emergencias de diversos campos de responsabilidadBibliografía de consulta
Building an Emergency Plan, A Guide for Museums and Other Cultural Institutions, Autora: Valerie Dorge y Sharon L. Jones; capítulos 3, 6-9
Museum Security and Protection, A Handbook for Cultural Institutions, Autor: ICOM y el International Committee on Museum Security; capítulo 12
Metodología: El tema de esta sesión se puede cubrir a través de:
* Presentación
* Debate en grupos
* Material a ser entregado
* DiapositivasPREGUNTAS QUE SE PUEDEN PLANTEAR DURANTE LA SESIÓN:
¿Puede sugerirnos algunas tareas que sean apropiadas para voluntarios?
¿Qué son las “listas de verificación” y por qué se necesitan?
¿Qué tipo de tareas deberían incluirse en las listas de verificación?
EJERCICIOS PRÁCTICOS:
1) Los participantes deben esbozar un organigrama hipotético.
2) Dividir a los participantes en grupos y solicitar a cada uno de ellos la preparación de una lista de verificación genérica adecuada a cada institución.Organización del Personal durante una Emergencia
Nota Técnica
Autor: Wilbur FaulkOrganigrama para emergencias
La mayoría de las catástrofes se producen sin aviso previo y un aspecto crucial de un organigrama para emergencias es la denominación de la persona que se responsabilizará por las decisiones importantes, especialmente si el director está ausente. Es un punto intelectual y emotivo a la vez. La mayoría de las personas se desempeñan mejor cuando saben quién se hará cargo de una situación. En un museo, por ejemplo, el director es la persona más obvia para asumir el mando en una emergencia; sin embargo, si no está presente cuando ésta se produce, el personal puede volverse ansioso e inseguro si les parece que no hay otra persona a cargo. Otra variante de esta situación se presenta cuando más de una persona decide hacerse cargo de la emergencia.
Muchos de nosotros hemos visto ejemplos de ambas situaciones en nuestras vidas cotidianas; por ejemplo, cuando el supervisor está ausente pero no se ha nombrado a nadie para que asuma el mando. Este tipo de situaciones puede volverse mucho más difícil durante una emergencia. La manera más eficaz de manejar una emergencia es que la organización tome estas decisiones difíciles en una oficina, durante una reunión de planificación, en lugar de hacerlo en el momento que ocurre una emergencia.
El proceso de decidir quién estará a cargo puede ser complicado y político. Hay que tomar en cuenta muchísimos elementos. Por ejemplo, ante la ausencia del director, ¿es mejor que la persona que asuma el mando sea alguien con o sin responsabilidad por las colecciones? Si se nombra al jefe del departamento de colecciones para que quede a cargo, ¿quién será responsable por las colecciones mientras esa persona está supervisando la tarea de respuesta general ante la emergencia? Se debe tener presente que cada persona sólo puede llevar a cabo una tarea a la vez. Por lo tanto, por ejemplo, la primera persona en el orden jerárquico del departamento de colecciones también puede ser la segunda persona alternativa para asumir el control de toda la emergencia, pero no la primera en el orden jerárquico para esa responsabilidad.
Una vez que se haya decidido quién estará a cargo, los componentes de la respuesta ante la emergencia y se formule un orden jerárquico, esta información debería presentarse en un organigrama para emergencias y distribuirse al personal.
Asignarle un orden de prioridad a las tareas
Una situación que puede surgir durante una emergencia es que el jefe de un equipo necesite personas que le asistan con una tarea mientras que el jefe de otro equipo siente que también necesita ayuda en la misma o mayor medida. Se debería considerar esta situación hipotética, pero, dependiendo de las circunstancias, tal vez no exista una respuesta clara hasta que se produzca la catástrofe. No obstante, una regla fundamental es que la persona que esté a cargo de la emergencia debería tomar la decisión en este tipo de situaciones.
Incluir a voluntarios
Muchas entidades culturales tienen que valerse de voluntarios en forma cotidiana, pero no se toman el tiempo de capacitarlos o sensibilizarlos con respecto a las medidas que podrían ser necesarias durante una emergencia o cómo podrían ayudar.. Los voluntarios tienen un compromiso muy grande con la institución que están dispuestos a donar su tiempo; pero si la institución los excluye del proceso de planificación para emergencias, pueden disgustarse o perder su sentido de compromiso porque parecería que no se les tiene confianza. En el organigrama se debería incluir la responsabilidad de organizar a los voluntarios de la institución en una emergencia.
Notificación a la familia de un empleado lesionado
La mayoría de nosotros preferiríamos evitar pensar o hablar de la posibilidad de que algún funcionario o colegas puedan sufrir lesiones graves o morir en una emergencia o catástrofe. Sin embargo, una situación ya mala puede empeorar si esto sucede y la institución no se había planteado una respuesta. Si no se dan los pasos correctos, se puede afectar la moral y disposición de los funcionarios y otras personas en la comunidad. Afortunadamente, muy raras veces se producen muertes o lesiones graves; pero suelen ocurrir; y la institución estará mejor preparada para lo “inimaginable” si ha incluido la responsabilidad para responder a un incidente de ese tipo y las medidas que se deberán tomar.
Materiales de emergencia
En muchas instituciones existe una persona o un pequeño grupo de personas responsables por mantener materiales básicos, como por ejemplo papel higiénico, bolsas de plástico y comida. Si ninguna de estas personas está presente cuando se produce una emergencia, otros funcionarios tal vez no puedan encontrar algunos de esos materiales tan necesarios. Por lo tanto, en el organigrama debería incluirse la responsabilidad por la administración de los materiales de emergencia, delegándola probablemente al equipo administrativo. Si bien puede parecer una responsabilidad bastante menor, incluirla en el organigrama comunica que aquellas personas que se designaron para estar a cargo de los materiales se valoran de la misma manera que el resto del personal. Esto puede tener la ventaja indirecta, pero muy positiva de unir al personal – el mensaje es -“estamos todos juntos en esto”.
“Listas de verificación” de tareas
Una vez completado el organigrama para emergencias, es útil enumerar las acciones que se espera sean llevadas a cabo en cada puesto que se ha incluido. Ayudará a las personas que se designaron en los respectivos puestos a recordar tareas que quizás tengan que hacer durante e inmediatamente después de una emergencia o catástrofe graves. Estas son las así llamadas “listas de verificación”. El jefe de cada equipo debería ser el responsable de crear la lista de verificación de tareas y de incluir en este proceso a sus colegas que siguen en el orden jerárquico. Cada equipo puede obtener ideas de las listas de verificación de otros equipos.
Es una buena idea incluir en la lista de cada equipo todas las tareas que podrían requerírsele a sus miembros. Por ejemplo, el equipo de colecciones tendría una lista de las tareas que se refieren específicamente al cuidado de las colecciones durante una emergencia. Sería raro que el equipo tuviera que ejecutar todas las tareas de la lista; no obstante, teniendo una lista tan exhaustiva, la persona que está a cargo de este campo de responsabilidad puede decidir rápidamente cuáles tareas son necesarias para cada emergencia en particular.
A veces el jefe de un equipo en particular tiene mucha experiencia en la institución y quizás quiera valerse de ese conocimiento para tener un control sobre los colegas. O tal vez, la persona sienta que no son necesarios la lista de verificación y un orden jerárquico porque él o ella están en condiciones de manejar la situación. No obstante, la institución tiene que estar en condiciones de responder ante una emergencia sin importar si esa persona con experiencia se encuentra presente o no. El proceso de planificación de emergencias puede crear una oportunidad para que los funcionarios comiencen a trabajar juntos en una forma que antes no era posible. Una manera de integrar a las personas en el proceso de planificación es que el personal con menos experiencia en el orden jerárquico empiece a crear una lista de posibles tareas y que luego se les pida a las personas con más experiencia que revisen la misma y la completen.
Ayuda en una emergencia
Cuando se formule un organigrama y se delimiten responsabilidades y acciones, hay varios aspectos que se deben tomar en cuenta con respecto al trazado del orden jerárquico. Dichos aspectos incluyen:
Dependiendo del tipo de emergencia, algunos funcionarios tal vez no puedan concurrir al lugar de trabajo, aun si quisieran. Esto podría significar que los que acudan quizás sean los que se encuentran en el lugar de trabajo o viven más cerca de la institución.
A veces las situaciones de emergencia cambian o el estado psicológico o emocional de los funcionarios puede evolucionar durante la situación a tal punto que quizás no puedan llevar a cabo las acciones asignadas en su campo de responsabilidad.
Si una persona que estuvo trabajando en una situación de emergencia decide que necesita irse a su casa, se recomienda que se le permita hacerlo. El adoptar estas normas y comunicárselas al personal antes de que se produzca una situación de emergencia, puede tener un impacto muy positivo en la moral de los empleados.
Debería pensarse en acciones que personas sin capacitación podrían hacer. Durante la emergencia alguien debería tener la responsabilidad de mantener informadas y -de ser posible- ocupadas a aquellas personas a las que no se le asignó ninguna tarea.
* Guía y Nota Técnica para sesion 3:
Programa de Estudios:
Desarrollo de un Plan de Emergencia. Guía de Enseñanza Tercera sesión – Comunicaciones de Emergencia y Problemas LogísticosInstructor principal: Wilbur Faulk
Otro/a(s) instructor/a(s):
Descripción de la sesión:
Esta sesión incluirá los principios básicos que están relacionados con tres aspectos de una respuesta ante una emergencia:
1) el papel de la comunicación;
2) materiales y equipamiento que puedan necesitarse y cómo ponerlos a disposición rápidamente y
3) “hojas de datos” relacionadas con los elementos importantes de un plan de emergencia, especialmente aquéllas que se refieran a desconectar servicios públicos críticos. Después de finalizar las tareas posteriores al taller, enumeradas en esta sesión y en las sesiones previas, el plan institucional escrito por los participantes debería estar completo.
Objetivos del aprendizaje:
Como resultado de esta sesión los participantes deberían estar en condiciones de:
* Entender la importancia de la comunicación durante una emergencia, las formas de comunicación y la manera de organizar al personal para que se comunique rápida y eficazmente durante una emergencia.
* Ayudar para que su institución se comunique con otras organizaciones que participarán en la respuesta ante una emergencia.
* Confeccionar listas de materiales y equipamiento que se pueden ser necesarios en una emergencia.
* Crear “hojas de datos” que ayuden a los empleados de la institución a llevar a cabo eficientemente las tareas asignadas durante una emergencia que pueden ser ocasionales, por ejemplo, la desconexión de los servicios públicos críticos de la institución.Sugerencias para trabajos previos:
Antes de asistir al taller, los participantes deben realizar algunas de las actividades que se indican a continuación:
1. Leer los capítulos correspondientes indicados en la bibliografía de consulta (véase más adelante).
2. Compilar información sobre instituciones locales, regionales y nacionales que puedan participar en una respuesta ante una catástrofe.
3. Traer información de al menos una llave de cierre de un servicio público de su institución. ¿Cómo se desconecta ese equipo? ¿Quién sabe cómo desconectarlo? ¿Dónde se encuentra la llave de cierre? Los empleados ¿conocen dónde se encuentra la llave de cierre?
4. Prepararse para hablar de los tipos de materiales y equipamiento que pueden necesitarse durante diversas emergencias en su institución. ¿Los materiales necesarios están a mano? y ¿están guardados donde se los pueda encontrar fácilmente?Sugerencias para trabajos posteriores:
Después de haber finalizado el taller, considere solicitar a los participantes que:
1. Trabajen con los colegas en sus instituciones y determinen la persona que se comunicaría con los medios en una emergencia e infórmenle acerca de los puntos que incluye el taller.
2. Comiencen a contactarse con las autoridades zonales o regionales que tengan la responsabilidad de acudir a una catástrofe en el sector público.
3. Organicen la confección de una lista de materiales y equipamiento de emergencia que se encuentran disponibles en la institución.
4. Preparen un borrador de una “hoja de datos” para un servicio público importante, a lo menos.Material a ser entregado:
* Ejemplo de listas de números telefónicos que se utilizarían en una emergencia
* Ejemplos de hojas de datos
* Ejemplo de Organigramas para Comunicaciones y Logística
* Ejemplo del contenido de “bolsos de emergencia”
* Ejemplo del contenido de “carritos de emergencia”
* Ejemplo de tarjeta con números de teléfono particulares, etc. para usarlos en una emergenciaBibliografía de consulta
Building an Emergency Plan, A Guide for Museums and Other Cultural Institutions, Autora: Valerie Dorge y Sharon L. Jones; capítulos 2, 3, 6, 7, 9.
Museum Security and Protection, A Handbook for Cultural Institutions, Autor: ICOM y el International Committee on Museum Security; capítulo 12
Metodología:
El tema de esta sesión se puede cubrir a través de:
* Presentación
* Debate en grupos
* Material a ser entregado
* Diapositivas
* Videocasete: un breve segmento de un simulacro de emergencia que se llevó a cabo en el Museo Getty.ALGUNAS PREGUNTAS QUE SE PUEDEN PLANTEAR DURANTE LA SESIÓN:
¿Qué tan difícil sería para su institución ubicarlo a Ud. en este momento, mientras está asistiendo a este curso? ¿Con cuántas personas tendría que ponerse en contacto su coordinador de emergencias, antes de comunicarse con Ud.? (por .ej. su supervisor, secretaria, otros colegas).
¿Qué es una “hoja de datos”? ¿Qué tipo de temas debería incluir una hoja de datos? ¿Quién debería escribir la hoja de datos?EJERCICIOS:
Manejo de los medios durante una emergencia
Puede realizar un ejercicio improvisado con sus participantes pidiéndole a uno de ellos que haga el papel de un periodista agresivo que busca obtener información acerca de un incendio que todavía está afectando a un museo. Otro participante debería hacer el papel de una persona que enlaza la institución con los medios. Este ejercicio se puede improvisar o se pueden preparar “situaciones” breves para cada persona. La “situación” para el/la periodista debería sugerirle formular preguntas sobre información errónea o rumores.
Este ejercicio debería durar aproximadamente 10 minutos. Posteriormente los participantes pueden expresar sus opiniones acerca de cómo se manejó el ¿interrogatorio intruso? La persona de enlace del museo ¿estaba preparada o desprevenida? ¿Se brindó suficiente información? ¿Fue el tipo de información correcta? ¿Qué harían ellos si ocuparan el lugar de persona de enlace del museo?
Pregunte si alguno de los participantes ha tenido experiencia trabajando con los medios en circunstancias de emergencia y qué sugerencias quisieran aportar.
Confección de “hojas de datos”
Pídale a los participantes que trabajen en grupos pequeños y formulen “hojas de datos” que se refieran a: desconexión de servicios públicos, primeros pasos a dar con respecto a las colecciones u otras tareas críticas.
Comunicaciones de Emergencia y Problemas Logísticos
Nota Técnica
Autor: Wilbur FaulkEntender el valor de la comunicación durante una emergencia, las formas de comunicación y cómo organizar al personal para que se comunique rápida y eficazmente en una situación de emergencia
Emergencias después del horario de trabajo
Las emergencias a menudo se producen cuando la institución está cerrada. Si surgiera una emergencia considerable y repentina cuando el personal está en casa, ¿la institución cuenta con un sistema para pedir a los funcionarios que regresen al trabajo para participar en la respuesta? ¿Qué sucede durante los fines de semana y los festivos? ¿Qué pasa cuando todo el personal de la plana mayor se encuentra ausente al mismo tiempo?
Un paso importante en la preparación para este tipo de situación es compilar una lista de datos personales del personal y revisar frecuentemente que la información, que podría incluir números de teléfono, celulares y localizadores, esté actualizada. Una manera sencilla de proporcionar a las personas los datos para ponerse en contacto con los demás en caso de una emergencia, es una pequeña tarjeta con los números de teléfono de la institución, personal jerárquico y cualquier otro contacto que sea útil. Obviamente, la tarjeta tendría que actualizarse con regularidad.
Cada institución tiene que decidir qué espera de su personal durante una emergencia o catástrofe. También es importante que entiendan que si se produce una emergencia en el recinto y se encuentran en casa, es posible que se les pida que acudan para ayudar. Algunas entidades utilizan un sistema de rotación de una persona que está “disponible previo llamado telefónico” para los departamentos críticos. Se espera que dicha persona esté disponible en caso de una emergencia. Algunas instituciones quizás no necesiten un sistema de ese tipo, pero es importante que el todo el personal de la plana mayor no salga de viaje al mismo tiempo sin saber que los demás están ausentes y sin haber nombrado un subrogante para que tome las decisiones durante una emergencia.
Emergencias durante horarios de trabajo
Cuando se produce una emergencia a gran escala es posible que el personal esté disperso en un área grande, tal vez en una oficina, galería, lugar de depósito en el sótano o en un sector adyacente. ¿Cómo se comunicarán entre ellos durante la emergencia?
Con una preparación adecuada –fijando puntos de reunión primarios y secundarios-, tal vez no importe dónde está el personal en el momento en que se produce una emergencia repentina ya que sabrán dónde encontrarse. Las personas responsables de los diversos grupos según el organigrama pueden encontrarse mutuamente con rapidez y preparar un plan preliminar de respuesta ante la emergencia. En los primeros minutos después de una catástrofe grave y repentina por lo general hay mucha confusión y dependiendo de la índole de la emergencia, el personal y el público tal vez queden desorientados. En este caso es aún más importante que alguien “se haga cargo” y comience a comunicarse con la gente reunida en los lugares designados. Esto suena sencillo, pero puede restaurar la calma y el orden rápidamente.
Métodos de comunicación
Si en el momento en que se produce la emergencia hay suficiente personal en la institución que no tenga otras responsabilidades, se las podría agrupar como “reserva de personal”. Ese grupo podría desempeñarse como mensajeros y ayudar a transmitir instrucciones o información de un lugar a otro. Si los funcionarios portaran teléfonos celulares, el personal crítico en lugares estratégicos podría utilizarlos provisionalmente para comunicarse mutuamente. (La institución quizás tenga que establecer reglas sobre el reembolso de costos cuando se utilizaran teléfonos celulares particulares en una situación de emergencia). Los megáfonos y las radios portátiles (walkie-talkies) son herramientas de comunicación útiles, pero el personal tendrá que recibir una capacitación continua y regular sobre su uso.
Trabajar con los medios de comunicación
Una medida inteligente en la preparación ante una emergencia es la de establecer una buena relación con los diversos representantes de los medios de comunicación. Además de resultados directos, puede tener efectos indirectos muy positivos. Cuando la institución toma la iniciativa de informar a la prensa acerca de los pasos que se están dando para prepararla para situaciones de emergencia, ocurren dos cosas: una, aumenta la confianza que existe entre Uds. y los medios; dos, cuando se escriba un artículo sobre las actividades de la institución, aumentan las posibilidades de que alguien en la comunidad quizás ofrezca recursos económicos para ayudarles en sus actividades.
En una situación de emergencia o catástrofe los medios pueden ser insistentes y a menudo no se conformarán con una respuesta negativa si se trata de evitar que obtengan información. Es difícil entender cuán adversa puede ser una situación de este tipo a menos que les hubiera sucedido anteriormente. Dependiendo del plano de la institución, una sugerencia para controlar a los medios, es restringirlos a un lugar específico. Así se evita que los periodistas descubran problemas antes de que se. haya tenido la oportunidad de controlarlos y le permite al vocero antes nominado que se dirija a ellos considerándolos un grupo en lugar de tener que reiterar las informaciones
Comunicación con otras organizaciones cuando se responde a una emergencia
¿Alguien se ha comunicado con las autoridades regionales y nacionales en el rubro catástrofes para determinar si su institución figura en la lista de prioridades en cuanto a una respuesta de emergencia? O ¿se han considerado actividades recíprocas de respuesta ante emergencias con otras entidades culturales?
Los entes nacionales y regionales de respuesta ante catástrofes, los departamentos de policía y bomberos deberían poder informarles cuál es el lugar que su institución ocupa en el marco general de respuesta ante emergencias. A menudo se utilizan escuelas y otros lugares públicos de reunión para alojar a personas lesionadas o sin hogar durante una emergencia. Podría valer la pena pensar en pedir que se añada la institución a una lista de ese tipo. Si bien podría representar un trabajo adicional, mejoraría la probabilidad de que durante una emergencia se contara con gente en la institución que responda a una emergencia. En el caso de una catástrofe en la zona o región, también significaría que se contaría con muchos recursos en el recinto
El personal de la institución ¿conoce algún lugar externo para trasladar las colecciones, ya sea parcial o totalmente, en caso de que una emergencia hiciera necesaria tal medida?
Si la institución se ve afectada por un incendio o una inundación grave, etc., el traslado de una gran cantidad de objetos a un lugar separado puede presentar muchas dificultades. Este tema se presta en forma excelente para conformar vínculos con una o más entidades culturales de la zona. En caso de que alguna de las entidades necesite trasladar objetos a la otra institución o a otro lugar durante una emergencia, podría llegarse a un acuerdo mutuo .para realizarlo con un mínimo de confusión.
Confección de listas de materiales y equipamiento que pueden ser necesarios en una emergencia
La mayoría de las entidades culturales no se dan cuenta de que gran parte de los materiales y equipamiento que se utilizan diariamente también pueden servir como materiales de emergencia. Pero durante una emergencia es importante saber qué materiales se encuentran a mano y cómo encontrarlos. Esto se puede lograr confeccionando simplemente una lista de los materiales que habitualmente se tienen a mano y el lugar donde se guardan generalmente. Cuando se haga, es importante mencionar si alguno de los equipos necesita baterías o recargarse. De ser así, ¿se guardan baterías adicionales en el museo? Si entre el equipamiento de emergencia se encontrara una linterna u otro dispositivo, ¿se cambian las pilas con regularidad o solamente cuando hayan dejado de funcionar?
Bolso para emergencias
La organización de una respuesta a largo plazo implica un cierto esfuerzo, sin importar si la emergencia se produce durante el horario de trabajo o en la noche, cuando los empleados se encuentran en sus casas. Toda medida que se pueda tomar con anticipación para estar preparados aumentará las probabilidades de que la respuesta sea rápida y eficaz. Una de esas medidas consiste en preparar un “bolso para emergencias” para los jefes de cada equipo de respuesta ante emergencias. Por ejemplo, el equipo de colecciones podría contar con un bolso pequeño que tuviera muchas cosas que el jefe del equipo podría necesitar rápidamente cuando acuda a una emergencia. Los objetos en el bolso podrían incluir lápices, bolígrafos, anotadores, una cámara desechable, copias de las hojas de dato pertinentes, la lista de verificación de la ‘responsabilidad del equipo de colecciones’, guantes de trabajo, un casco, una mascarilla de protección contra el polvo, linterna, una botella de agua potable pequeña, algunas barritas de dulce u otros alimentos de larga duración como así también cualquier cosa más que el equipo considere importante. Si cada equipo cuenta con un bolso para emergencias y lo guarda en un lugar práctico, la persona que se nombró como jefe del equipo puede hacer uso del bolso respectivo y comenzar a manejar la emergencia con muy poca demora.
Confección de hojas de datos para tareas especiales que se requieren en una emergencia
Durante una emergencia es muy útil contar con hojas de datos que ayudarían al personal de la institución a ejecutar eficientemente aquellas tareas que raras veces se llevan a cabo, tales como desconectar los servicios públicos que son críticos para la institución. Estas hojas de dato son simplemente instrucciones básicas sobre cómo conectar y desconectar los servicios públicos o cómo manejar cierto equipamiento. Si bien la mayoría del equipamiento viene con “instrucciones para el usuario”, estas directrices en forma escrita a menudo son difíciles de seguir. Las hojas de datos se pueden confeccionar para cualquier tarea que sea necesario llevar a cabo durante una emergencia y son especialmente valiosas para aquellas labores que se emprenden de vez en cuando o que generalmente realizan uno o dos funcionarios. (Aunque no queramos pensarlo, suele suceder que las personas capacitadas o con experiencia en ciertas tareas tal vez no estén disponibles cuando suceda la emergencia).
A la persona que habitualmente maneja cierto equipamiento o maquinaria le resultará bastante fácil escribir instrucciones de manejo que otras personas puedan seguir sin dificultad. Ejemplos: desconectar servicios públicos como la electricidad y el agua, usar generadores portátiles, cámaras o rollos de plástico durante emergencias, esterilizar agua contaminada, trasladar colecciones durante una emergencia, dispensar cuidados a personas lesionadas, usar herramientas y equipamiento, etc. Sería ideal que el funcionario con más conocimientos y experiencia en la actividad confeccione la hoja de datos. Podría ser muy práctica la inclusión de fotografías.
Una vez que se haya preparado un borrador de la hoja de datos, sería útil pedirles a algunas personas que no participaron en su confección que traten de realizar la tarea utilizando la hoja. Pídanles que manejen el equipamiento o que desconecten cierto servicio público, etc. ateniéndose a la hoja de datos. Si a alguien le resultara difícil realizarlo en un simulacro, sin lugar a dudas le será más difícil bajo las circunstancias estresantes de una emergencia. Poner a prueba las hojas de datos con el personal, permitirá efectuar los cambios necesarios antes de que se produzca una emergencia.
